opublikowano: 2014-09-01 przez: Mika Ewelina

Postanowienia Kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.) w zakresie odbywania posiedzeń zarządu i trybu uchwałodawczego zarządu spółki z o.o. nie ujmują tej problematyki w sposób komplementarny. Wiele zagadnień związanych z uchwałami zarządu wywołuje kontrowersje w literaturze przedmiotu i praktyce prawa. Tytułem egzemplifikacji można tu wymienić m.in. sprawy dotyczące: zakresu zastosowania przepisów k.s.h. o uchwałach zarządu do zarządów jednoosobowych, kwalifikacji czynności przekraczających tzw. zwykły zarząd, zasad powiadamiania członków zarządu o posiedzeniach zarządu oraz konsekwencji braku powiadomienia, udziału w posiedzeniu zarządu odwołanego/zawieszonego członka zarządu, wpływu niepodjęcia uchwały zarządu na ważność czynności prawnej spółki z uwzględnieniem kwestii dokonania czynności prawnej mimo sprzeciwu jednego z członków zarządu, uprzywilejowania „głosowego” prezesa zarządu, zasad protokołowania posiedzeń i uchwał zarządu. Celem niniejszej publikacji jest omówienie powyższych zagadnień związanych w szczególności z problematyką uchwał zarządu w spółce z o.o.

Sprawy przekraczające zwykły zarząd

Według § 3 art. 208 k.s.h. każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Zgodnie zaś z § 4 tego artykułu, jeżeli przed załatwieniem sprawy, o której mowa w § 3, choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeżeli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu. Z uwagi na prymat postanowień umowy spółki w zakresie normowanym cytowanymi postanowieniami znajdą one zastosowanie pod warunkiem, że umowa spółki nie wprowadza rozwiązań odmiennych[1].

Jak wynika z powyższej regulacji, uchwała zarządu będzie potrzebna w razie sprzeciwu choćby jednego członka zarządu wyrażonego przed załatwieniem danej sprawy[2]. Wymaga podkreślenia, że sprzeciw powinien być adresowany w odniesieniu do sprawy „nieprzekraczającej zwykłego zarządu”, gdyż sprawa przekraczająca zakres zwykłego zarządu wymaga wyrażenia uchwały z racji swojego ciężaru gatunkowego. Sprzeciw powinien być wyrażony przed podjęciem czynności[3], gdyż po jej realizacji sprzeciw stanie się bezprzedmiotowy. Kodeks spółek handlowych nie wprowadza jakiejś szczególnej formy sprzeciwu, a zatem może być on skutecznie wyrażony ustnie, choć dla celów dowodowych zalecane jest złożenie go w formie pisemnej. W kontekście brzmienia art. 208 § 7 k.s.h. należy przyjąć, że sprzeciw nie może dotyczyć odwołania prokury, gdyż odwołanie może być dokonane samodzielnie przez każdego członka zarządu[4]. Jednak umowa spółki może zakwalifikować „odwołanie prokury” do czynności wymagającej uprzedniej uchwały zarządu.

Dla oceny, czy dana sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, należy wziąć pod uwagę charakter tej czynności, uwzględniając jednocześnie cel działania spółki, przedmiot jej działalności, stan finansowy, jak i towarzyszące tej sprawie okoliczności faktyczne[5]. Nie sposób ustalić katalogu czynności zwykłych i przekraczających zwykły zarząd, gdyż to co w jednej spółce może być potraktowane jako zwykła czynność zarządcza, w innej, z uwagi na przedmiot jej działania, może być uznane za czynność przekraczającą zwykły zarząd[6]. Konieczne jest kierowanie się pewnym relatywizmem przy kwalifikacji takich czynności[7]. Są jednakże rodzaje czynności, które z zasady będą miały charakter przekraczający zwykły zarząd i z tej przyczyny ich realizacja będzie wymagała uprzedniej uchwały zarządu. Wydaje się, że można do przedmiotowego zbioru zaliczyć czynności zarządu dotyczące wystąpienia o zgodę wspólników w sprawach powołanych w art. 228 pkt 3-6 k.s.h., tj.:

• zbycia i wydzierżawienia przedsiębiorstwa spółki lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego,

• nabycia i zbycia nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,

• zwrotu dopłat,

• zawarcia umowy, o której mowa w art. 7 k.s.h.

W powyższych przypadkach konieczna jest (z zastrzeżeniem czynności nabycia i zbycia nieruchomości, gdyż umowa spółki może tu wprowadzać odmienne rozwiązania) zgoda wspólników. Sam fakt istnienia wymogu zgody zgromadzenia wspólników (czy rady nadzorczej) w danej sprawie nie przesądza o potrzebie (lub braku potrzeby) podjęcia przez zarząd uchwały, albowiem to zarząd będzie ostatecznie przeprowadzał daną inwestycję i zdecyduje, czy przedłożyć ją pod rozwagę wspólników (rady nadzorczej). W przypadkach powołanych w ww. art. 228 pkt 3-6 k.s.h. zarząd przed przedłożeniem danej sprawy wspólnikom powinien podjąć uchwałę w kwestii, czy dana czynność w istocie powinna być zrealizowana i czy leży w interesie spółki. W niektórych spółkach, na przykład zajmujących się obrotem nieruchomościami czy też w spółkach deweloperskich prowadzących m.in. sprzedaż lokali w wybudowanych przez siebie budynkach mieszkalnych, kwestia zbycia/nabycia nieruchomości niekoniecznie będzie wymagała uchwały zarządu, gdyż można ją zakwalifikować jak zwykłą czynność zarządczą. W takich zresztą spółkach wymóg uprzedniej zgody wspólników na kupno czy zbycie nieruchomości jest dodatkowo wyłączany umową spółki.

Innymi czynnościami zarządu, które z racji ich znaczenia będą mogły być uznane, w każdej zasadniczo spółce, za przekraczające zakres zwykłych czynności zarządczych będą:

1. przyjęcie sprawozdania zarządu z działalności spółki (art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h. w zw. z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości),

2. przyjęcie planu połączenia (art. 498 k.s.h.),

3. przyjęcie planu podziału (art. 533 § 1 k.s.h.),

4. przyjęcie planu przekształcenia (art. 557 § 1 k.s.h.),

5. zwołanie zgromadzenia wspólników, zarówno zwyczajnego, jak i nadzwyczajnego,

6. przyjęcie regulaminu zarządu.

Szczególny rodzaj uchwały zarządu przewiduje k.s.h. przy tzw. automatycznym umorzeniu udziałów. Zgodnie z art. 199 § 4 k.s.h. umowa spółki może stanowić, że udział ulega umorzeniu w razie ziszczenia się określonego zdarzenia bez powzięcia uchwały zgromadzenia wspólników. Zgodnie z art. 199 § 5 k.s.h. w przypadku ziszczenia się określonego w umowie spółki zdarzenia, o którym mowa w § 4, zarząd powinien powziąć niezwłocznie uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego, chyba że umorzenie udziału następuje z czystego zysku. Literalna wykładnia cytowanego § 5 sugeruje, że uchwała zarządu przy umorzeniu automatycznym jest potrzebna tylko wtedy, gdy umorzenie jest finansowane przez obniżenie kapitału. Jednak w praktyce uchwała zarządu przy umorzeniu automatycznym powinna określać źródło finansowania umorzenia, jak i potwierdzać, które udziały i którego wspólnika objęte są umorzeniem. Zgodnie z art. 255 § 2 k.s.h. obniżenie kapitału zakładowego w trybie art. 199 § 5 wymaga uchwały zarządu i wpisu do rejestru. Uchwała zarządu powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 3 k.s.h.).

Zarząd strategiczny a zarząd operacyjny

Istotne znaczenie dla wyróżnienia zwykłych czynności zarządczych i czynności przekraczających zwykły zarząd ma przyjęty w teorii prawa podział czynności zarządczych na strategiczne i operacyjne[8].

Zarządzanie strategiczne dotyczy decyzji kluczowych dla działalności spółki (prowadzenia jej spraw) i pozostaje w gestii zarządu jako kolektywnego organu. Jego wyrazem są przede wszystkim uchwały zarządu, które określają kierunki rozwoju i działania spółki w dłuższej perspektywie. Za postanowienia strategiczne mogą być uznane decyzje dotyczące struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa spółki, rodzaju prowadzonej działalności, intensyfikacji pewnych przedsięwzięć branżowych (z uwzględnieniem przedmiotu działalności spółki, którego zarząd nie jest władny samodzielnie zmienić), zasad doboru kadr i systemu jej wynagradzania, stworzenia systemu motywacji załogi (regulaminy przyznawania premii i nagród za wyniki w pracy), decyzje o zatrudnieniu pracowników na kierownicze stanowiska, kwestie dotyczące istotniejszych zakupów (np. duże inwestycje w środki trwałe), wyboru koncepcji marketingu i przeprowadzenia znaczącej kampanii reklamowej itp. W sferze zarządzania strategicznego wszyscy członkowie posiadają równą pozycję. Przy podejmowaniu uchwały nad określonym zagadnieniem objętym zarządzaniem strategicznym z formalno-prawnego punktu widzenia każdy członek zarządu głosuje samodzielnie, ponosząc odpowiedzialność za podejmowane przez siebie decyzje[9]. W ramach zarządzania strategicznego nie występuje podporządkowanie prezesowi zarządu. Czynności strategiczne będą miały najczęściej charakter przekraczający zwykłe zarządzanie, a ich realizacja będzie wymagała uchwały zarządu.

Z kolei zarządzanie operacyjne to zarządzanie realizowane przez kadrę kierowniczą przedsiębiorstwa spółki, polegające na rutynowym prowadzeniu bieżących spraw spółki, jak i podejmowaniu innych działań, dla których nie jest konieczna czy możliwa formuła zarządzania strategicznego. Zarządzanie operacyjne jest realizowane jednoosobowo przez osoby pełniące funkcje w strukturze przedsiębiorstwa spółki. Do zadań członków zarządu jako dyrektorów branżowych należałoby w szczególności podejmowanie (samodzielnie) decyzji w sprawach: zatrudniania pracowników poszczególnych pionów (zawieranie umów o pracę), udzielanie urlopów pracownikom, organizacja punktów sprzedaży, podpisywanie umów z kontrahentami (jeśli nie przekraczają one pewnej kwoty, powyżej której konieczna jest, z uwagi na zapis umowy spółki, uchwała zarządu – jako organu kolegialnego). Czynności operacyjne będą objęte zbiorem zwykłych czynności zarządczych i jako takie nie będą wymagały uprzedniej uchwały zarządu (jeśli żaden z członków zarządu nie sprzeciwi się ich realizacji).

W interesie spółki, w celu wyeliminowania niejasnych sytuacji, wskazane jest ustalenie czynności przekraczających (strategicznych) i nieprzekraczających (operacyjnych) zwykłego zarządu. Należy zwrócić uwagę, że modyfikacje art. 208 k.s.h. mogą być dokonane wyłącznie w umowie spółki[10]. Dotyczy to także czynności przekraczających i nieprzekraczających zwykłego zarządu[11]. Jednakże doprecyzowanie, na potrzeby danej spółki, które czynności są uważane za przekraczające zwykły zarząd, może zostać dokonane w regulaminie zarządu. Umowa spółki może przekazywać, w rozsądnym zakresie, kompetencję do dookreślenia takich czynności zarządowi przez wskazanie określonych kryteriów (np. kwotowych, ilościowych, rodzajowych – nieruchomości i inne środki trwałe itp.). Regulamin zarządu odgrywałby w takim wypadku rolę dokumentu usuwającego nieścisłości, nie zaś rolę samodzielnej regulacji określającej czynności strategiczne i operacyjne. Nie jest dopuszczalne, aby regulamin ingerował w sferę reprezentacji spółki, zmieniając ustalone umową spółki zasady.

Wymaga jednak zaznaczenia, że w praktyce dokładne wyróżnienie zarządzania strategicznego i operacyjnego może okazać się skomplikowane. Nie ma bowiem utrwalonego zbioru elementów jednego czy drugiego rodzaju zarządu. Zbiór ten będzie konstruowany zawsze na potrzeby danej spółki, najczęściej w regulaminie zarządu.

Kodeks spółek handlowych nie stanowi, jaki organ spółki z o.o. jest kompetentny do uchwalenia regulaminu zarządu. Niemniej jednak, nawiązując per analogiam do brzmienia art. 371 § 6 k.s.h. na tle spółki akcyjnej, tj. jeżeli statut nie przyznaje radzie nadzorczej lub walnemu zgromadzeniu prawa do uchwalenia lub zatwierdzenia regulaminu zarządu, zarząd może uchwalić swój regulamin – można uznać, że ustawodawca wyraża generalną aprobatę dla uchwalenia regulaminu zarządu spółki z o.o. samodzielnie przez samych zainteresowanych, tj. członków zarządu. Regulamin zarządu może określać zasady podejmowania uchwał, w tym przez wprowadzanie trybów głosowania (jawne, tajne), sposobu głosowania (np. przez środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość, tj. np. telekonferencja czy on-line), sposobu zawiadamiania o posiedzeniu zarządu (np. pocztą elektroniczną) czy wreszcie niezbędnych elementów zaproszenia na posiedzenie zarządu.

Wpływ postanowień umów z członkami zarządu na kolegialność działania

W praktyce niejednokrotnie między członkiem zarządu a spółką zawierane są umowy o zatrudnienie (zlecenie, o pracę) regulujące zakres wzajemnych praw i obowiązków. Niekiedy umowa o zatrudnienie, określając obowiązki członka zarządu dotyczące prowadzenia spraw spółki, stanowi jednocześnie, że zarządca jest władny realizować te obowiązki samodzielnie. Tymczasem, uwzględniając przedmiot działalności spółki, może się okazać, że część uregulowanych umową z członkiem zarządu obowiązków ma charakter czynności przekraczających zwykły zarząd. W takim przypadku należy przyznać prymat postanowieniom umowy spółki, a w braku unormowania tej problematyki w umowie spółki – postanowieniom k.s.h. Zatem, mimo wyrażonej w umowie o zatrudnienie zasady jednoosobowego działania w pewnych sprawach, członek zarządu nie będzie mógł realizować samodzielnie czynności przekraczających zwykły zarząd. Ponadto, nawet w przypadku czynności zwykłego zarządu, niezależnie od postanowień umowy o zatrudnienie, członek zarządu nie będzie mógł zignorować sprzeciwu wyrażonego przez innego członka zarządu odnośnie do przeprowadzenia danej czynności. Przepisy k.s.h. determinują bowiem sposób postępowania wieloosobowego zarządu, a jedynym źródłem ich modyfikacji jest umowa spółki, nie zaś postanowienia umowy o zatrudnienie. Z tej przyczyny spółka powinna zadbać, aby zapisy umowy o zatrudnienie korelowały z rozwiązaniami inkorporowanymi w tym zakresie do umowy spółki. Nie jest przy tym wykluczone, że umowa spółki wprowadzi zasadę samodzielności działania każdego członka zarządu (albo zasadę samodzielności dla zbioru czynności objętych funkcją operacyjną członka zarządu w spółce, np. jako dyrektora finansowego), co automatycznie może zostać odzwierciedlone w umowie o zatrudnienie. W takim przypadku uchwała zarządu byłaby potrzebna tylko w razie sprzeciwu innego członka zarządu, chyba że i ta zasada zostałaby zmieniona umową spółki.

Osoby uprawnione do uczestnictwa w głosowaniu

Zgodnie z art. 208 § 5 k.s.h. uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów.

Uchwała zarządu może być skutecznie podjęta tylko przez rzeczywistych członków zarządu. A zatem dana osoba, z chwilą powołania jej odpowiednią uchwałą (oświadczeniem, jeśli umowa spółki wprowadza odmienne regulacje niż ustalone k.s.h.) do zarządu, może uczestniczyć w posiedzeniach zarządu. Należy mieć na względzie, że wpis powołanego członka zarządu do KRS ma jedynie charakter deklaratoryjny, stanowiąc tylko potwierdzenie wcześniejszego zdarzenia prawnego, jakim jest akt powołania do zarządu przez uprawniony organ/podmiot (w zależności od postanowień umowy spółki). Z kolei wygaśnięcie statusu członka zarządu zakreśla moment odwołania z zarządu, który ma znaczenie rozstrzygające. Sam następczy fakt ujawnienia odwołania w KRS jest jedynie deklaratoryjny[12]. Nie można zatem uznać za wiążącą uchwały zarządu, w której uczestniczyły i głosowały: osoby już odwołane z zarządu[13], osoby, które do zarządu nie zostały właściwie powołane, osoby, których mandat do pełnienia funkcji zarządcy wygasł (co niejednokrotnie się zdarza w praktyce, gdy organy spółki nie dostrzegają domniemania „jednoroczności mandatu” wynikającej z art. 202 § 1 k.s.h. i nie wprowadzają odmiennych regulacji umową spółki) czy też osoby, które zostały zawieszone przez radę nadzorczą (art. 220 k.s.h.).

Pewne wątpliwości mogą powstać na tle możliwości uczestnictwa w posiedzeniu zarządu i oddania głosu przez członka zarządu, który złożył już rezygnację z funkcji. Kodeks spółek handlowych wyraźnie stwierdza, że rezygnacja prowadzi do wygaśnięcia mandatu (art. 202 § 5 k.s.h.). Ponadto art. 202 § 5 k.s.h. stanowi, że do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Zgodnie z art. 746 § 2 Kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jeżeli jednak zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę. Sporne jest jednak, czy sama rezygnacja pozbawia członkostwa w zarządzie, czy też konieczne jest jeszcze jej przyjęcie potwierdzone właściwym aktem odwołania. Zdaniem autora rezygnacja powoduje zakończenie członkostwa w zarządzie z datą w rezygnacji wskazaną[14]. Jeżeli data ta jest zgodna z datą złożenia rezygnacji, wówczas dana osoba nie będzie mogła uczestniczyć w posiedzeniach zarządu po tej dacie. Jednak częściej data rezygnacji jest ustalana na pewien czas po dniu przedłożenia rezygnacji spółce, gdyż ze względu na zasadę podwyższonej staranności członek zarządu powinien prowadzić sprawy spółki do momentu przejęcia jego obowiązków przez innych zarządców. W takim przypadku przed upływem terminu wskazanego w rezygnacji członek zarządu może brać udział w posiedzeniach zarządu i oddawać głos.

Zawiadomienie o posiedzeniu

Kodeks spółek handlowych nie określa reguł powiadamiania członków zarządu o posiedzeniu zarządu, tak jak to czyni w przypadku zawiadamiania wspólników o zgromadzeniu wspólników (zob. art. 238 k.s.h.). Z tego względu zawiadomienie może być dokonane, np. telefonicznie, faksem, pocztą elektroniczną czy przy okazji jakiegoś spotkania. W braku odmiennych zapisów umowy spółki czy regulaminu zarządu każdy z tych sposobów powiadomienia należy uznać za prawidłowy, z tym że sposób zawiadomienia powinien zapewniać każdemu członkowi zarządu realną możliwość uczestniczenia w posiedzeniu. Przy ustnym trybie zawiadamiania mogą w późniejszym czasie zaistnieć trudności z udowodnieniem, że do powiadomienia faktycznie doszło, co z kolei może mieć istotny wpływ dla ważności uchwały. Stąd należy zalecać kształtowanie pisemnych form powiadamiania. Byłoby wskazane, aby tryb zawiadamiania został przyjęty w regulaminie zarządu. Z brzmienia art. 208 § 1 k.s.h. nie można wynosić, że metoda zawiadamiania może być dookreślona wyłącznie w umowie spółki. Kodeks spółek handlowych stanowi bowiem wyłącznie o zasadzie zawiadomienia. Tymczasem celem regulaminu jest właśnie konkretyzacja zasad określonych w ustawie bądź umowie spółki albo uregulowanie kwestii nieobjętych postanowieniami ustawy[15]. W przeciwieństwie do rozwiązań przyjętych na tle zwoływania zgromadzeń wspólników „prawidłowe” zawiadomienie o posiedzeniu zarządu nie wymaga określenia spraw, które mają być przedmiotem obrad, chyba że inaczej wynika z umowy spółki czy regulaminu zarządu. Oczywiście postulowanym rozwiązaniem jest określenie porządku obrad w zawiadomieniu. Jednakże zmiana porządku obrad w trakcie posiedzenia nie wpłynie na ważność podjętych uchwał, chyba że umowa spółki przewiduje tu odrębne rozwiązanie.

Kodeks spółek handlowych nie określa, kto zwołuje posiedzenia zarządu. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby kwestia ta znalazła rozstrzygnięcie w umowie spółki czy regulaminie zarządu. Choć w praktyce uprawnienie do zwoływania posiedzeń zarządu przyznaje się prezesowi zarządu, wyposażenie w taką kompetencję innej osoby (np. wiceprezesa zarządu, a nawet osoby spoza zarządu) należy uznać za dopuszczalne. W braku uregulowania tej kwestii w zasadzie każdy członek zarządu będzie mógł zwołać posiedzenie[16].

Kworum i zasady głosowania

Artykuł 208 § 5 k.s.h. stwierdza wprost, że uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów. Zatem uchwała jest podjęta, gdy głosów „za” jest więcej niż głosów „przeciw” i „wstrzymujących się” oddanych na posiedzeniu. W kontekście art. 4 § 1 pkt 9 k.s.h. w zw. z art. 4 § 1 pkt 10 k.s.h. głosy „wstrzymujące się” są tożsame z głosami na „nie” przy systemie bezwzględnej większości głosów. Natomiast do umowy spółki – w odniesieniu do uchwał zarządu – można inkorporować system względnej większości głosów, który nie uwzględnia przy ustalaniu wyników głosowania stanowisk osób wstrzymujących się od głosu. Można także wprowadzić zasadę jednomyślności dla niektórych uchwał zarządu, i to nie tylko w sprawach powołania czy odwołania prokurenta[17].

Kodeks spółek handlowych nie określa ustawowego kworum dla ważności uchwał zarządu. Uchwała będzie ważnie podjęta, nawet gdy na posiedzeniu zarządu stawi się jedynie dwóch z np. czterech członków zarządu i obydwaj członkowie wyrażą głosy „za” uchwałą. Podobnie przy prawidłowo zwołanym posiedzeniu uchwała będzie mogła zostać skutecznie podjęta przez jednego członka zarządu w braku uczestnictwa w posiedzeniu pozostałych członków[18]. Umowa spółki może natomiast wprowadzać określone kworum[19]. Z umowy spółki może wynikać delegacja uprawniająca zarząd do określenia w regulaminie zarządu wymaganego kworum dla uchwał zarządu.

W przypadku zarządu dwuosobowego, jeśli dana sprawa przekracza zakres zwykłych czynności lub jeden z członków sprzeciwi się realizacji danej czynności, konieczne będzie podjęcie uchwały, która, z uwagi na liczbę członków zarządu, będzie wymagała jednomyślności. Wyjątkiem od tej reguły będzie przypadek, gdy w myśl art. 208 § 8 k.s.h. umowa spółki przewiduje, że w razie równości głosów decyduje głos prezesa zarządu. Brak jest ustawowych przeciwwskazań dla uprzywilejowania prezesa w zarządzie dwuosobowym. Gdyby jednak umowa spółki nie przyznawała prezesowi takiego przywileju, wówczas sprzeciw drugiego członka zarządu będzie oznaczał, że uchwała nie zostanie podjęta, a czynność nie powinna być realizowana.

Kodeks spółek handlowych wprowadza także przypadek, kiedy uchwała musi być jednomyślna. Otóż, zgodnie z art. 208 § 6 k.s.h., powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu (ta sama reguła może zostać przewidziana dla odwołania prokurenta, tj. odmiennie od brzmienia art. 208 § 7 k.s.h.). Zasada „jednomyślnego powołania prokurenta” może zostać zmodyfikowana w umowie spółki, np. przyjmując regułę powoływania prokurenta uchwałą zarządu podejmowaną bezwzględną większością głosów.

Przywileje dla prezesa zarządu przy podejmowania uchwał zarządu

Na mocy art. 208 § 8 k.s.h. umowa spółki może przewidywać, że w przypadku równości głosów – przy podejmowaniu przez zarząd spółki z o.o. określonej uchwały – decyduje głos prezesa zarządu. Nie jest to jednak jedyna forma uprzywilejowania prezesa zarządu. Umowa spółki może mu bowiem również przyznawać określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu[20]. Określone uprawnienia do kierowania pracami zarządu mogą oznaczać prawo zmieniania porządku obrad posiedzenia zarządu, usuwania określonych jego punktów, wprowadzania trybów głosowania (w sensie jawny/tajny), udzielania głosu i limitowania czasu wystąpień, zarządzania przerw, przenoszenia posiedzenia do innej sali, ustalania zasad powiadamiania o posiedzeniu itp.[21]. Natomiast „kierowania pracami zarządu” nie można w żadnym wypadku utożsamiać z możliwością żądania od członków zarządu głosowania w określony sposób czy unieważniania głosowania, do czasu aż zapadnie uchwała „oczekiwana” przez prezesa. Z uwagi na dyspozytywny charakter art. 208 k.s.h. można natomiast dopuścić przyznanie prezesowi zarządu kompetencji do decydowania o pewnych sprawach samodzielnie. Oczywiście wymagałoby to precyzyjnego określenia w umowie spółki, w tym w sferze zewnętrznej, gdzie prezes, w przeciwieństwie do innych członków zarządu, mógłby reprezentować spółkę samodzielnie (np. zaciąganie zobowiązań do kwoty 30 tys. zł). Natomiast z samego jedynie faktu przyznania danej osobie stanowiska prezesa zarządu nie można wywodzić żadnych jego dodatkowych kompetencji, jeśli nie wynikają one z umowy spółki.

Głosowanie przez posłańca

W literaturze przedmiotu podnosi się, że członek zarządu może głosować na posiedzeniu zarządu jedynie osobiście; stąd zakazane jest udzielenie pełnomocnictwa do głosowania na posiedzeniu zarządu innemu członkowi zarządu[22]. Podobne opinie są wyrażane na tle uczestnictwa członka rady nadzorczej w posiedzeniach rady nadzorczej[23]. Jednak w odniesieniu do uchwał rady nadzorczej ustawodawca zezwala na szczególną formę głosowania, tj. za pośrednictwem posłańca. Zgodnie z art. 222 § 3 k.s.h. jeżeli członek rady nadzorczej nie może wziąć udziału w zwołanym posiedzeniu (np. z racji choroby), ale chce wyrazić swoje stanowisko w sprawie przewidzianej w porządku obrad, wówczas może on, jeśli umowa spółki tak stanowi, oddać swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady. Zdaniem autora niniejszej publikacji nie ma przeszkód, aby w drodze analogii recypować takie rozwiązanie na grunt funkcjonowania zarządu spółki z o.o. poprzez odpowiednie zapisy w umowie spółki[24]. Członek zarządu (który nie może wziąć udziału w posiedzeniu) powinien zatem sporządzić na piśmie oświadczenie, w którym opowie się np. „za” albo „przeciw” określonej sprawie. Oświadczenie to powinno być przekazane członkowi zarządu, który będzie obecny na posiedzeniu. Członek zarządu, który przedstawi głos nieobecnego członka zarządu, będzie pełnił funkcję posłańca, nie zaś pełnomocnika.

Kwestia dopuszczalności podejmowania uchwał w trybie obiegowym wzbudza kontrowersje na tle spółki akcyjnej[25]. Jednak w odniesieniu do spółki z o.o. możliwość taką należy zaakceptować, jeśli znajdzie ona odzwierciedlenie w postanowieniach umowy spółki. W przypadku podejmowania uchwał w trybie obiegowym wskazane jest zebranie podpisów głosujących.

Protokoły obejmujące uchwały zarządu

W przypadku spółki akcyjnej art. 376 k.s.h. stanowi, że uchwały zarządu są protokołowane. Protokoły powinny zawierać porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne. Protokoły podpisują obecni członkowie zarządu. Brak jest podobnej regulacji w odniesieniu do spółki z o.o. Nie ma jednakże przeszkód, aby zasady protokołowania uchwał zarządu w spółce z o.o. określił regulamin zarządu[26] albo umowa spółki, stosując tu rozwiązania właściwe spółce akcyjnej. Nawet jeśli zasady protokołowania nie zostały w żaden sposób określone, wskazane jest, aby ze względów dowodowych fakt podjęcia uchwały był w jakiś sposób odzwierciedlany na piśmie wraz z podpisami członków zarządu obecnych na posiedzeniu. Nie jest przy tym wykluczone posługiwanie się, per analogiam, art. 376 k.s.h.[27]. Brak protokołu nie będzie jednak prowadził do uznania uchwał za niepodjęte (z zastrzeżeniem art. 199 § 5 k.s.h. w zw. z art. 255 § 3 k.s.h.).

Na tle art. 376 k.s.h. przyjmuje się, że zdanie odrębne członka zarządu powinno być ujawnione w protokole niezależnie od tego, czy zażądał tego członek zarządu, który je zgłosił[28].

Brak uchwał w zarządach jednoosobowych

W wielu spółkach z o.o. zarząd jest organem jednoosobowym. Tymczasem uchwała jest wyrazem woli organu wieloosobowego. Artykuł 208 k.s.h. wprowadza wymóg podejmowania uchwał jedynie w relacji do zarządów kolegialnych. W odniesieniu do zarządu jednoosobowego ustawodawca nie przewidział regulacji właściwej dla spółki jednoosobowej pozwalającej traktować (odpowiednio) uchwały jedynego wspólnika jako uchwały zgromadzenia wspólników (art. 156 k.s.h.). W konsekwencji, w przypadku zarządu jednoosobowego osoba sprawująca tę funkcję wykonuje wszelkie uprawnienia przysługujące zarządowi. Jej działania są tożsame z działaniem zarządu jako organu spółki, a uchwały zarządu zastępują samodzielne decyzje tej osoby (z zastrzeżeniem spraw wymagających zgody wspólników czy rady nadzorczej). W kontekście całokształtu postanowień k.s.h. należy uznać, że ma nie tylko jedyny zarządca prawo, lecz także obowiązek samodzielnego „prowadzenia spraw spółki”[29]. Desygnatem tego sformułowania będą, sensu largo, zarówno rozstrzygnięcia dotyczące wewnętrznego, jak i zewnętrznego funkcjonowania spółki. Nie wydaje się, aby na gruncie art. 208 § 1 k.s.h. w zw. z art. 208 § 2 k.s.h. było dopuszczalne ukształtowanie reguł dotyczących prowadzenia spraw spółki jako zależnych wyłącznie od „dobrej woli” jedynego zarządcy przez przyznanie mu tylko prawa (a nie obowiązku) prowadzenia spraw spółki[30].

Należy zauważyć, że w określonych przypadkach przepis prawa czy umowa spółki może wymagać expressis verbis od zarządu podjęcia uchwały. Jeżeli zarząd jest jednoosobowy (i taka konstrukcja została usankcjonowana w umowie spółki jako dopuszczalna), wówczas uchwałę zarządu zastąpi zarządzenie-oświadczenie jedynego członka zarządu[31]. Takim przypadkiem może być na przykład zdarzenie uzasadniające podjęcie przez zarząd uchwały o obniżeniu kapitału zakładowego w związku z umorzeniem udziału/ów, na zasadzie art. 199 § 5 k.s.h. Niezasadną byłaby supozycja, że zarząd jednoosobowy nie może implementować normy wynikającej z ww. art. 199 § 5 k.s.h., gdyż przedmiotowy artykuł wymaga uchwały zarządu. Wręcz przeciwnie, oświadczenie jedynego członka zarządu będzie w tym przypadku korelatem uchwały zarządu.

Maciej Bielecki
Radca prawny
Partner w Kancelarii Radcowskiej Bieleccy