Wstęp
Pełna informatyzacja wymiaru sądownictwa w Polsce jest nieunikniona. Informatyzacja procedur oraz systemu komunikacji stron postępowania z organami sądownictwa i administracji publicznej stanowiłaby z pewnością duże uproszczenie i zwiększenie efektywności w codziennej pracy zarówno prawników, jak i sądów czy organów administracji. Jest to wyzwanie nie tylko pod kątem technologicznym, ale również praktycznym, biorąc pod uwagę złożoność materii i zawiłość przepisów prawnych, które należy uwzględnić przy tworzeniu systemu. Ponieważ włoski wymiar sprawiedliwości jest na bardziej zaawansowanym etapie informatyzacji niż system polski, chciałybyśmy przedstawić najważniejsze elementy regulacji powyższego zagadnienia oraz nasze doświadczenia w tym zakresie.
 
Certyfikowana poczta elektroniczna PEC – co to jest?
Pierwszym i podstawowym narzędziem, z którego korzystają włoscy prawnicy w ramach formalnej komunikacji m.in. z sądami i organami administracji publicznej, jest certyfikowana poczta elektroniczna (Posta Elettronica Certificata, dalej: „PEC”), która działa podobnie do skrzynki pocztowej w ramach polskiej platformy ePUAP. PEC został wprowadzony przepisami rozporządzenia Prezydenta Republiki Włoskiej nr 68 z dnia 11 lutego 2005 r. w sprawie korzystania z elektronicznej poczty certyfikowanej[1] (dalej: „rozporządzenie pec”), które wykonywało przepisy art. 27 ustawy nr 3 z dnia 16 stycznia 2003 r. o przepisach porządkowych w administracji publicznej[2].
 
PEC – jak to działa?
Certyfikowana poczta elektroniczna to system poczty elektronicznej, który w obsłudze działa podobnie jak tradycyjna poczta elektroniczna, z tym że nadawca otrzymuje potwierdzenie wysłania i doręczenia (albo braku doręczenia) wiadomości do adresata. Ponadto PEC tym różni się od zwykłej poczty elektronicznej, że korespondencja wysyłana
za jego pomocą wywołuje skutki o charakterze prawnym analogiczne jak przesyłka pocztowa za potwierdzeniem odbioru. Przesłanie wiadomości PEC stanowi zatem potwierdzenie, że dana wiadomość została wysłana ze skrzynki mailowej PEC nadawcy i doręczona (albo niedoręczona) do skrzynki mailowej PEC adresata w danym dniu i o danej godzinie. System PEC jest skonstruowany w ten sposób, że zarówno operator systemu, jak i użytkownik skrzynki pocztowej PEC mają pewność i – co istotne – dowód prawny, że wiadomość została wysłana i doręczona (albo niedoręczona). Systemy zabezpieczeń PEC gwarantują dodatkowo, że treść wiadomości oraz załączników do niej nie mogą być zmodyfikowane (PEC jest dowodem na to, że odbiorca otrzymał dokładnie to, co wysłał nadawca). Wiadomość PEC wysyłana jest w wirtualnej zamkniętej kopercie, co ma zapobiec modyfikacji przesyłki do momentu jej doręczenia. W tym samym momencie nadawca otrzymuje od zarządcy systemu potwierdzenie nadania przesyłki (albo jego braku wraz z podaniem powodu). W momencie doręczenia poczty nadawca ponownie otrzymuje od zarządcy systemu informację o formalnym potwierdzeniu odbioru przesyłki, względnie braku doręczenia (np. jeśli skrzynka PEC odbiorcy jest nieaktywna lub przepełniona). Wszystkie informacje („zwrotki”) otrzymywane od zarządców systemu są opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który stanowi odpowiednik pieczątki urzędu pocztowego na potwierdzeniu nadania przesyłki oraz odpowiednio potwierdzenia obioru. W praktyce ze skutkiem doręczenia mamy do czynienia w przypadku otrzymania obu komunikatów z systemu (potwierdzenia nadania i potwierdzenia doręczenia). Dla celów dowodowych wystarczy zachować obie wiadomości, oczywiście oprócz wiadomości wysłanej, która pozostaje wśród wysłanych wiadomości PEC w skrzynce mailowej danego użytkownika. System PEC umożliwia wysyłanie wiadomości również na tradycyjne adresy mailowe. W takim przypadku nadawca nie otrzyma potwierdzenia odbioru wiadomości. Odbiorca może odpowiedzieć na maila wyłącznie, jeśli taką możliwość przewidują ustawienia skrzynki PEC nadawcy. Nie jest także możliwe wysłane wiadomości ze zwykłej poczty elektronicznej na adres PEC, bez odpowiedniego ustawienia skrzynki PEC nadawcy. Co do zasady system PEC powinien być używany do wysyłania wiadomości pomiędzy adresami PEC, gdyż tylko wtedy można uzyskać potwierdzenie wysłania i odbioru wiadomości, które rodzą powyżej opisane skutki prawne. W razie wysłania wiadomości ze skrzynki PEC na zwykły adres poczty mailowej (albo odwrotnie) istnieje ryzyko niedostarczenia wiadomości, a ponadto pod względem skutków prawnych przesyłka ta nie będzie niczym różnić się od zwykłego maila. Co istotne, wiadomość PEC nie potwierdza autentyczności załączonych do niej dokumentów ani złożonych na nich podpisów. Potwierdzenie pochodzenia dokumentu oraz jego autentyczności wymaga podpisania załączników bezpiecznym podpisem elektronicznym (firma digitale/firma elettronica). Korzystanie z systemu PEC jest odpłatne.
 
PEC – kto z niego korzysta?
Podmiotami systemu PEC są nadawca wiadomości, odbiorca wiadomości oraz zarządca systemem i domenami PEC. Zarządcą może zostać podmiot spełniający wymagania określone w rozporządzeniu pec, który został dodatkowo wpisany na publiczną listę prowadzoną przez Agencję dla Informatyzacji Włoch (l’Agenzia per l’Italia Digitale). Agencja jest instytucją, która odpowiada za nadzór nad wprowadzeniem i działaniem na szczeblu krajowym technologii informatycznych i komunikacji we Włoszech. Parametry samego systemu określają odpowiednie przepisy wykonawcze. PEC jest narzędziem, z którego zobowiązani są korzystać przedsiębiorcy (spółki, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą), tzw. professionisti, czyli osoby wykonujące wolny zawód, wpisane na odpowiednią listę zawodów regulowanych oraz organy administracji publicznej. Użytkownikami PEC są w szczególności prawnicy, którzy zastąpili tym rozwiązaniem stosowane wcześniej tradycyjne przesyłki polecone za potwierdzeniem odbioru. Warto dodać, że we Włoszech kwestia doręczeń w ramach postępowania cywilnego pozostawiona jest w gestii stron. To powód, a nie sąd, musi doręczyć pozwanemu pozew, zanim skieruje sprawę do sądu, a w przypadku postępowania zabezpieczającego lub postępowania uproszczonego, to wnioskodawca musi doręczyć stronie przeciwnej wniosek wraz z wydanym postanowieniem sądu. Doręczenia nie są konieczne w przypadku dalszych pism procesowych, ponieważ są one widoczne dla obydwu stron postępowania w elektronicznych aktach sprawy, a postanowienia sądu doręczane są przez sekretariat danego wydziału sądu drogą PEC. W przeszłości kwestia doręczeń była często problematyczna, co wynikało m.in. z faktu, że doręczenia dokonywane przez prawników (bezpośrednio drogą pocztową lub za pośrednictwem komornika działającego przy danym sądzie) wymagały dłuższego czasu niezbędnego na podjęcie dodatkowych czynności przez pocztę lub komornika. Doręczenia w systemie PEC są natychmiastowe i często po paru sekundach od wysłania wiadomości otrzymuje się potwierdzenie jej otrzymania przez adresata. Niestety jak na razie aktualny pozostaje obowiązek tradycyjnego systemu doręczeń powyższych pism osobom fizycznym.
 
PEC – gdzie znaleźć adres?
Adres PEC jest informacją podlegającą ujawnieniu w odpowiednich rejestrach przedsiębiorców, stowarzyszeń i innych organizacji lub osób wykonujących wolny zawód, na wniosek podmiotów wpisanych do tych rejestrów. Zgodnie z ustawą nr 53 z dnia 21 stycznia 1994 r. o doręczeniach pism cywilnych, administracyjnych i pozasądowych przez adwokatów i profesjonalnych pełnomocników[3] obecnie we Włoszech istnieją dwa oficjalne, ogólnodostępne rejestry adresów PEC: INI-PEC oraz ReGindE dla przedsiębiorców oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (do 2014 roku trzecim oficjalnym rejestrem był rejestr IPA dotyczący adresów administracji publicznej).
Przy wysłaniu wiadomości PEC ważne jest sprawdzenie istnienia adresu PEC odbiorcy we właściwym rejestrze. Dany podmiot może mieć więcej niż jeden adres PEC, ale wskazane wyżej skutki prawne dotyczące o doręczenia będą miały miejsce wyłącznie w przypadku wysłania PEC na adres wskazany w oficjalnym rejestrze. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na orzeczenie włoskiego Sądu Najwyższego z 8 lutego 2019 r.[4], w którym stwierdził on, że doręczenie dokonane na adres PEC widniejący w rejestrze INI-PEC należy uznać za nieistniejące, bo jedynym oficjalnym rejestrem jest ReGindE.[5] Orzeczenie to potwierdza, jak istotne jest uprzednie sprawdzenie istnienia we właściwym rejestrze adresu PEC podmiotu, któremu wysyłamy wiadomość. Dzięki temu możemy uniknąć ryzyka stwierdzenia nieskutecznego w sensie prawnym doręczenia naszej wiadomości. Zdarza się również (chociaż coraz rzadziej), że wskazany w rejestrze adres PEC jest nieaktywny. W przypadku wysłania wiadomości na taki adres nadawca otrzymuje natychmiast stosowną informację zwrotną od zarządcy systemu, dzięki czemu może wysłać przesyłkę listowną do adresata za pomocą tradycyjnej poczty. PEC jest ważnym narzędziem, ponieważ poza skutkami prawnymi analogicznymi do przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru, nie można bez niego komunikować się z sądami ani organami administracji publicznej w ramach postępowań przez nich prowadzonych. PEC jest ponadto wykorzystywany do wysyłania faktur elektronicznych, których obowiązek wystawiania wprowadzono we Włoszech z dniem 1 stycznia 2019 r. na podstawie ustawy budżetowej z dnia 27 grudnia 2017 r.[6]
 
System elektronicznego postępowania cywilnego (processo civile telematico)
Włoski ustawodawca przewidział zbliżone w działaniu, aczkolwiek odrębne systemy teleinformatyczne dla procedury administracyjnej, karnej i cywilnej. Poniżej zostanie przedstawiony system dotyczący postępowania cywilnego. Na mocy przepisów art. 16-bis ustawy nr 221 z dnia 17 grudnia 2012 r.[7] (dalej: „ustawa pct”) z dniem 30 czerwca 2014 r. wprowadzono obowiązek składania pism procesowych w postępowaniach cywilnych za pomocą systemów teleinformatycznych (tzw. processo civile telematico, dalej: „PCT”). Początkowo obowiązkiem objęto wyłącznie postępowania zwykłe przed sądami pierwszej instancji, obecnie zaś obowiązek dotyczy wszystkich postępowań za wyjątkiem spraw prowadzonymi przed sędziami pokoju (sprawy o niskiej wartości przedmiotu sporu do 5 000 euro oraz sprawy o odszkodowanie związane z wypadkami drogowymi o wartości przedmiotu sporu do 20 000 euro). Podobnie jak w przypadku PEC, parametry techniczne systemu określają stosowne przepisy wykonawcze.
 
PCT – organizacja systemu
System został podzielony na dwie podstawowe grupy, w ramach których dostępne są różne usługi teleinformatyczne:

W ramach systemu publicznego (otwartego) można korzystać z następujących usług:

Z kolei do systemu zastrzeżonego należą następujące usługi:

Nadzór nad całością systemu sprawuje Minister Sprawiedliwości. Dostęp do wszystkich powyższych serwisów jest możliwy za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, a w przypadku systemu zastrzeżonego używana jest najczęściej platforma odpłatna, która umożliwia prawnikowi łatwą i intuicyjną obsługę systemu. System przewiduje możliwość składania wszelkich pism procesowych opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym i przesłanych do biura podawczego sądu za pomocą PEC. Pisma mają i wywołują w takim przypadku pełne skutki prawne. System jest ponadto zdolny do identyfikacji statusu pełnomocnika procesowego.
 
PCT – jak to działa?
System PCT działa w ten sposób, że pisma i dokumenty są „pakowane” do zaszyfrowanej cyfrowej koperty lub kilku kopert, które generują się automatycznie, jeżeli nasze pismo lub załączniki przekraczają maksymalne rozmiary koperty (do 30 MB). Koperta może zawierać wyłącznie pliki w formacie PDF oraz w formacie XML, czyli wiadomości PEC, które najczęściej stanowią dowód na doręczenie stronie przeciwnej załączonych do tych wiadomości dokumentów. Warto podkreślić, że w przypadku składania pozwu (gdy nie istnieją jeszcze oficjalne akta sprawy) lub składania dalszych pism procesowych (kiedy istnieją już akta danej sprawy), czyli za każdym razem, gdy wysyłamy zaszyfrowaną kopertę, generowane są następujące wiadomości:

Poszczególne wiadomości mają w praktyce istotne znaczenie. Pismo zostaje uznane za złożone w momencie uzyskania przez nadawcę drugiej wiadomości zwrotnej, natomiast zostanie ono formalnie włączone do akt sprawy
(i będzie widoczne również dla pełnomocnika reprezentującego stronę przeciwną) po uzyskaniu przez nadawcę ostatniej, czwartej wiadomości. Pierwsze trzy wiadomości generowane są automatycznie (możemy je otrzymać nawet poza godzinami urzędowania sądów), czwarta generowana jest natomiast w przypadku otwarcia koperty i jej akceptacji przez sekretariat danego wydziału sądu, który zajmuje się sprawą (zatem wiadomość może być wygenerowana tylko
w godzinach pracy sądu).
Warto zaznaczyć, że w przypadku pism procesowych składanych drogą teleinformatyczną zastosowanie znajduje art. 147 dekretu królewskiego nr 1443 z dnia 28 października 1940 r. – Kodeks postępowania cywilnego[8], zgodnie
z którym doręczenia nie mogą być wykonywane przed godz. 7.00 i po godz. 21.00. Ustawa pct przewiduje, że pisma złożone drogą teleinformatyczną po godz. 21.00 traktuje się jako złożone o godz. 7.00 dnia następnego. Rozwiązanie to było dosyć rygorystyczne i spotykało się z liczną krytyką wśród doktryny prawa. W dniu 9 kwietnia 2019 r. włoski Sąd Konstytucyjny (Corte Costituzionale) stwierdził niekonstytucyjność przepisu art. 16-siedem ustawy pct[9]. Sąd uznał, że przepis naruszał art. 155 dekretu królewskiego nr 262 z dnia 16 marca 1942 r. – Kodeks cywilny[10] (dalej: „włoski kodeks cywilny”) dotyczący liczenia terminów, zgodnie z którym termin upływa o godz. 24.00 ostatniego dnia do dokonania danej czynności prawnej. Sąd uznał ponadto, że wprowadzenie omawianego rozwiązania było „nieracjonalne”, biorąc pod uwagę, że system teleinformatyczny właśnie tym różni się od zwykłego systemu doręczeń, że nie jest faktycznie uzależniony od godzin urzędowania sądów i z tego względu nie powinien być dodatkowo ograniczany czasowo. Sąd zaznaczył w związku z tym, że przesyłkę należy traktować jako doręczoną w przypadku, gdy dowód doręczenia został wygenerowany przez system przed upływem terminu w rozumieniu art. 155 włoskiego kodeksu cywilnego.
 
PCT – elektroniczne akta sprawy
Wszelkie pisma w formie elektronicznej otrzymane przez biuro podawcze sądu drogą elektroniczną, w tym potwierdzenia nadania i odbioru albo braku odbioru, podlegają archiwizacji w systemie elektronicznym. Dane wprowadzone do systemu przez urzędnika sekretariatu lub biura podawczego sądu stają się częścią elektronicznych akt sprawy, do których mają automatycznie dostęp wszystkie strony procesu. Często zdarza się, że pełnomocnicy stron składają pisma późnym popołudniem, po godzinach pracy sądu i wówczas wysłanie czwartej wiadomości (które oznacza dostęp do zawartości naszej koperty w aktach sprawy) następuje w praktyce dopiero następnego dnia roboczego. Jeśli terminem na złożenie danego pisma był dzień przed wyznaczoną rozprawą, w takim przypadku pełnomocnicy stron mogą się umówić, że dodatkowo prześlą sobie pisma zwykłym mailem, tak aby móc je przeanalizować przed rozprawą i uniknąć wnoszenia o jej odroczenie celem zapoznania się z tezami, wnioskami czy dowodami strony przeciwnej. Strony mogą pobierać samodzielnie kopie zwykłe oraz odpisy z elektronicznych akt sprawy. Kopie te mają tą samą moc prawną, co kopie poświadczone za zgodność z oryginałem, nawet jeśli w ich uzyskiwaniu nie pośredniczy sąd. Dokumenty te mają moc prawną, pomimo iż są dokumentami w wersji elektronicznej (nie mają pieczątek sądu), ale opatrzone są bezpiecznym podpisem elektronicznym sędziego lub prawnika, który dane pismo przygotował. Jest to system, który bardzo uprościł uzyskiwanie odpisów z akt sprawy, co jednak często nie rozwiązuje problemu posługiwania się nimi za granicą.
Sędzia wyznaczony do rozpoznania danej sprawy ma dostęp do akt sprawy i może w ramach systemu przygotowywać i załączać do akt wszelkie rozstrzygnięcia i zarządzenia opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Ponadto system generuje sędziemu wzór protokołu rozprawy, który sędzia najczęściej wypełnia samodzielnie w trakcie rozprawy (we Włoszech rozprawy nie są rejestrowane, zatem sędzia często streszcza osobiście wypowiedzi stron i ich pełnomocników prawnych, co nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem). Pisma i zawiadomienia sądu kierowane
w ramach danego postępowania do profesjonalnych pełnomocników oraz biegłych dokonywane są wyłącznie drogą elektroniczną. Wiadomość, do której załączono rozstrzygnięcie lub zarządzenie wydane w danej sprawie, wysyłana jest za pośrednictwem PEC. Dowody, które nie są przygotowane w formacie dozwolonym w ramach PCT lub dowody rzeczowe, są składane – za uprzednią zgodą sędziego prowadzącego daną sprawę, tradycyjnie w sekretariacie wydziału, w których prowadzona jest dana sprawa. Ponadto przewodniczący danego wydziału sądu albo sędzia mogą zezwolić na złożenie pism procesowych i dokumentów w sposób tradycyjny, również wtedy, gdy systemy elektroniczne nie działają prawidłowo. Sędzia może ponadto wyrazić zgodę na złożenie w sądzie kopii papierowej pojedynczych pism lub dokumentów z przyczyn szczególnych. Nadal można składać pozwy i odpowiedzi na pozew w sposób tradycyjny (dotyczy to również pierwszych pism procesowych w postępowaniu zabezpieczającym), natomiast kolejne pisma składane w trakcie postępowania, muszą być już składane drogą elektroniczną.
 
PCT – statystyki
Z danych Ministerstwa Sprawiedliwości[11] wynika, że w latach 2014-2018 wszystkie sądy powszechne I i II instancji oraz Sąd Najwyższy doręczyły wyłącznie drogą teleinformatyczną łącznie niemal 73 mln zawiadomień, co daje średnio ok. 1,42 mln zawiadomień miesięcznie. W okresie tym od adwokatów i innych profesjonalistów uprawnionych do korzystania z systemu otrzymano w sumie 32,67 mln pism, z czego 1,91 mln wniosków o wydanie nakazu zapłaty, ok. 25 mln pism składanych w trakcie postępowania oraz 5,67 mln pozwów i odpowiedzi na pozew.
Według danych na koniec 2018 roku w rejestrze ReGindE widniało łącznie 1 127 030 aktywnych użytkowników, z czego 255 772 stanowili czynni adwokaci (w tym 95% z nich posiadało adres PEC). Z kolei w rejestrze PEC dla Administracji Publicznej (IPA) widniało 1 646 podmiotów, z czego (63%) posiadało adres PEC.
 
Podsumowanie
Systemy PEC oraz PCT z całą pewnością pomogły obniżyć koszty administracyjne (w szczególności koszty przesyłek), zarówno po stronie profesjonalnych pełnomocników, jak sądów. Dzięki korzystaniu z tych systemów sądy na samej korespondencji oszczędzają kwotę szacowaną na 55 milionów euro rocznie. Systemy PEC i PCT w pewnym zakresie wpłynęły również na przyspieszenie rozpoznawania spraw przez sądy i bez wątpienia ułatwiły i przyspieszyły komunikację stron postępowania z sądem oraz umożliwiły stronom dostęp do elektronicznych akt sprawy. Od strony praktycznej dzięki systemowi PEC wprowadzono również możliwość składania pism procesowych online praktycznie przez całą dobę, a nie tylko osobiście (lub za pośrednictwem lokalnego pełnomocnika) w biurze podawczym danego sądu i w godzinach pracy tego sądu, jak miało to miejsce w przeszłości.
Należy mieć na względzie, że włoski kodeks postępowania cywilnego został uchwalony w 1940 roku i mimo licznych nowelizacji, pozostaje skonstruowany przy założeniu, że akta sprawy i obieg korespondencji odbywają się w formie tradycyjnej. Niektóre rozwiązania techniczne, przewidziane w przepisach wykonawczych nie są jednoznaczne w kontekście przepisów kodeksu postępowania cywilnego i w związku z tym wciąż powstają wątpliwości co do interpretacji przepisów i ich praktycznego zastosowania. Jako przykłady można podać kwestionowanie skuteczności (ważności) doręczenia dokumentu wygenerowanego z elektronicznych akt sprawy i nienaruszonego co do zawartości, ale w innym formie elektronicznym niż ten wymagany przez przepisy prawa oraz kwestionowanie skuteczności doręczenia pisma, które nie zostało automatycznie doręczone z uwagi na przepełnioną skrzynkę pocztową adresata poczty. Żaden ustawodawca nie jest w stanie przewidzieć wszystkich sytuacji, które mogą powstać na etapie stosowania prawa, zwłaszcza w przypadku kwestii tak kompleksowych i podlegających dynamicznym zmianom jak techniki informatyczne. Z tego względu praktycy na bieżąco zgłaszają potrzebę nowelizacji przepisów, zwłaszcza przeprowadzenia kompleksowej zmiany kodeksu postępowania cywilnego. Należy wskazać, że niebagatelną rolę w procesie kształtowania i wdrażania informatyzacji sądownictwa we Włoszech odgrywają same sądy, które poprzez orzecznictwo nadają systemowi dany kształt. Pozostaje to dużym wyzwaniem, biorąc pod uwagę konieczność wyważenia różnych interesów, począwszy od zapewnienia faktycznego stosowania ułatwień informatycznych poprzez zapewnienie ich systemowej zgodności z literą prawa, a kończąc na zagwarantowaniu każdemu obywatelowi równego traktowania jako strony procesu i prawa do sprawiedliwego rozpatrzenia sprawy.
Justyna Bartosiewicz
radca prawny w OIRP w Warszawie
Avvocato stabilito (Izba Adwokacka w Mediolanie)
bartosiewicz@franzosi.com
Agata Sobol
Avvocato (Izba Adwokacka w Mediolanie)
sobol@franzosi.com
 
Kancelaria prawna Avvocati Associati Franzosi Dal Negro Setti w Mediolanie, www.franzosi.com

---