E-doręczenia po zmianach – praktyczne ujęcie
opublikowano: 2024-01-05 przez: Więckowska Milena
Martyna Wilbrandt-Gotowicz
1. Wprowadzenie
Nowy system doręczeń elektronicznych ustanowiony ustawą z dnia 18 listopada 2020 r.[1] nie był dotychczas stosowany, a termin rozpoczęcia korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej przez pierwsze podmioty publiczne był kilkukrotnie przekładany.
1. Wprowadzenie
Nowy system doręczeń elektronicznych ustanowiony ustawą z dnia 18 listopada 2020 r.[1] nie był dotychczas stosowany, a termin rozpoczęcia korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej przez pierwsze podmioty publiczne był kilkukrotnie przekładany.
[1] Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285, ze zm.), dalej: „u.d.e.”.
Obowiązki w tym zakresie miały zaktualizować się z dniem 10 grudnia 2023 r., termin ten jednak został ponownie odroczony[2], co rodzi pytania o szanse powodzenia reformy i rozpowszechnienia w praktyce e-doręczeń między podmiotami publicznymi i niepublicznymi w różnych procedurach prawnych. Nie bez znaczenia dla zakresu stosowania nowych e-doręczeń są bowiem zmiany legislacyjne wprowadzane do ustaw procesowych, w tym Kodeksu postępowania administracyjnego[3] i Kodeksu postępowania cywilnego[4], oraz ustaw dotyczących statusu profesjonalnych pełnomocników procesowych, po uchwaleniu ustawy o doręczeniach elektronicznych. Ustanawiają one dodatkowe obowiązki m.in. dla radców prawnych i adwokatów, a także wymagają ustalenia korelacji między doręczeniami na adres do doręczeń elektronicznych, z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, na konto w systemie teleinformatycznym organu (w tym elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP) czy za pośrednictwem portalu informacyjnego sądów powszechnych. Zakres problemów praktycznych okresu przejściowego reformy e-doręczeń jest znaczny, dlatego w niniejszym opracowaniu zasygnalizowano jedynie niektóre z nich.
2. Aktualny harmonogram wdrożenia e-doręczeń
Ze względu na wprowadzenie całkowicie nowych e-usług publicznych reforma doręczeń elektronicznych wymagała okresu przejściowego, który ma się zakończyć 30 września 2029 r. Od 1 października 2029 r. do stosowania przepisów ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej będą obowiązane sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna, a w zakresie korzystania z publicznej usługi hybrydowej – jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe. Wchodzi wówczas w życie większość zmian Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi[5] oraz Kodeksu postępowania karnego[6] i Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia[7], jak również nowelizacja ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[8], a usunięciu z ePUAP podlegają konta użytkownika i elektroniczne skrzynki podawcze wraz z ich zawartością jako wyraz braku prawnych podstaw do doręczenia korespondencji z wykorzystaniem elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP w jakichkolwiek sprawach i przez jakiekolwiek podmioty[9].
Natomiast w okresie przejściowym, mimo obowiązywania znowelizowanej treści przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego[10] czy Ordynacji podatkowej[11], doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym (podatkowym) następuje za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na dotychczasowych zasadach aż do momentu zaktualizowania się obowiązku stosowania przez dany podmiot publiczny doręczeń za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej[12].
Harmonogram realizacji obowiązku stosowania przez poszczególne rodzaje podmiotów publicznych przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej określono w art. 155 u.d.e., który podlegał czterokrotnej nowelizacji[13]. Początkowo przepis ten przewidywał konkretne daty dzienne w odniesieniu do poszczególnych grup podmiotów publicznych. Przykładowo, organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy miały stosować nowe usługi doręczeń od 1 października 2021 r., następnie od 5 lipca 2022 r., by ostatecznie ustawodawca powiązał datę wdrożenia z dniem określonym w komunikacie wydanym na podstawie art. 155 ust. 10 u.d.e., dodanego do ustawy z dniem 27 maja 2022 r.
Zgodnie z tym przepisem minister właściwy do spraw informatyzacji w drodze komunikatu określa termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających zarówno podmiotom publicznym określonym w art. 155 ust. 1-6, jak i podmiotom niepublicznym określonym w art. 9 ust. 1 pkt 1-6 i 8 u.d.e., powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej (w odniesieniu do podmiotów samorządowych jedynie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego), jak również dostęp do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym. Od daty określonej w komunikacie uzależniono też wejście w życie niektórych przepisów ustawy, w tym dotyczących obowiązku posiadania adresów do doręczeń elektronicznych wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) przez przedstawicieli zawodów prawniczych, tworzenia adresów do doręczeń i ich wpisu do bazy automatycznie poprzez integrację danych z rejestrów publicznych, zmian w ustawie o KRS[14], ustawie o CEIDG[15], czy nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego[16]. Takie rozwiązanie należy ocenić krytycznie z punktu widzenia zasad poprawnej legislacji oraz transparentności procesu wdrażania reformy.
Komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym został wydany przez Ministra Cyfryzacji w dniu 29 maja 2023 r.[17], jako datę wdrożenia wskazując 10 grudnia 2023 r. Tym samym od tego dnia obligatoryjnie stosować przepisy u.d.e. w zakresie doręczeń za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej powinny:
2. Aktualny harmonogram wdrożenia e-doręczeń
Ze względu na wprowadzenie całkowicie nowych e-usług publicznych reforma doręczeń elektronicznych wymagała okresu przejściowego, który ma się zakończyć 30 września 2029 r. Od 1 października 2029 r. do stosowania przepisów ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej będą obowiązane sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna, a w zakresie korzystania z publicznej usługi hybrydowej – jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe. Wchodzi wówczas w życie większość zmian Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi[5] oraz Kodeksu postępowania karnego[6] i Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia[7], jak również nowelizacja ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[8], a usunięciu z ePUAP podlegają konta użytkownika i elektroniczne skrzynki podawcze wraz z ich zawartością jako wyraz braku prawnych podstaw do doręczenia korespondencji z wykorzystaniem elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP w jakichkolwiek sprawach i przez jakiekolwiek podmioty[9].
Natomiast w okresie przejściowym, mimo obowiązywania znowelizowanej treści przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego[10] czy Ordynacji podatkowej[11], doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym (podatkowym) następuje za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na dotychczasowych zasadach aż do momentu zaktualizowania się obowiązku stosowania przez dany podmiot publiczny doręczeń za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej[12].
Harmonogram realizacji obowiązku stosowania przez poszczególne rodzaje podmiotów publicznych przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej określono w art. 155 u.d.e., który podlegał czterokrotnej nowelizacji[13]. Początkowo przepis ten przewidywał konkretne daty dzienne w odniesieniu do poszczególnych grup podmiotów publicznych. Przykładowo, organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy miały stosować nowe usługi doręczeń od 1 października 2021 r., następnie od 5 lipca 2022 r., by ostatecznie ustawodawca powiązał datę wdrożenia z dniem określonym w komunikacie wydanym na podstawie art. 155 ust. 10 u.d.e., dodanego do ustawy z dniem 27 maja 2022 r.
Zgodnie z tym przepisem minister właściwy do spraw informatyzacji w drodze komunikatu określa termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających zarówno podmiotom publicznym określonym w art. 155 ust. 1-6, jak i podmiotom niepublicznym określonym w art. 9 ust. 1 pkt 1-6 i 8 u.d.e., powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej (w odniesieniu do podmiotów samorządowych jedynie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego), jak również dostęp do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym. Od daty określonej w komunikacie uzależniono też wejście w życie niektórych przepisów ustawy, w tym dotyczących obowiązku posiadania adresów do doręczeń elektronicznych wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) przez przedstawicieli zawodów prawniczych, tworzenia adresów do doręczeń i ich wpisu do bazy automatycznie poprzez integrację danych z rejestrów publicznych, zmian w ustawie o KRS[14], ustawie o CEIDG[15], czy nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego[16]. Takie rozwiązanie należy ocenić krytycznie z punktu widzenia zasad poprawnej legislacji oraz transparentności procesu wdrażania reformy.
Komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym został wydany przez Ministra Cyfryzacji w dniu 29 maja 2023 r.[17], jako datę wdrożenia wskazując 10 grudnia 2023 r. Tym samym od tego dnia obligatoryjnie stosować przepisy u.d.e. w zakresie doręczeń za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej powinny:
- organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
- inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
- Narodowy Fundusz Zdrowia;
- agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych;
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego[18].
23 listopada 2023 r. ogłoszono jednak komunikat zmieniający komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r., przesuwający datę wdrożenia na 30 grudnia 2023 r. Zapowiadane są także zmiany w art. 155 ust. 11 u.d.e. tak, by wyznaczona komunikatem data wdrożenia nie mogła być późniejsza niż 1 stycznia 2025 r. (obecnie 1 stycznia 2024 r.)[19], co po raz kolejny wywołuje wątpliwości co do właściwego przygotowania reformy.
3. Nowe obowiązki dla radców prawnych
Korzystanie z adresów do doręczeń elektronicznych ma być obligatoryjne nie tylko dla podmiotów publicznych, lecz od dnia wskazanego w komunikacie także dla podmiotów profesjonalnych, zawodowo uczestniczących w obrocie prawnym. Zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE są wykonujący zawód adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy oraz notariusz[20]. W przypadku podmiotów niepublicznych wpisanych do CEIDG wymóg ten aktualizuje się stopniowo zgodnie z harmonogramem określonym w art. 152 u.d.e.[21], natomiast względem podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed dniem określonym w komunikacie obowiązek powstaje w terminie 3 miesięcy od dnia określonego w komunikacie[22].
Ustanowiony obowiązek obejmuje wszystkich radców prawnych wykonujących zawód, niezależnie od formy zatrudnienia czy wykonywania zawodu. Dotyczy on zatem osób, które posiadają uprawnienia do wykonywania tego zawodu w świetle przepisów ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych[23], zaś nie występuje w przypadkach zawieszenia prawa do wykonywania zawodu czy zawieszenia w czynnościach zawodowych.
Obowiązek w stosunku do radców prawnych wykonujących zawód powstaje z dniem określonym w komunikacie, przepisy nie określają natomiast terminu na uzyskanie adresu wpisanego do BAE przez radców prawnych rozpoczynających wykonywanie zawodu po tym terminie, choć są to podmioty również objęte ustawowym obowiązkiem w tym zakresie.
Przedmiotowo wymóg z art. 9 ust. 1 u.d.e. obejmuje nie tyle posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych, co takiego adresu do doręczeń elektronicznych, który został wpisany do rejestru publicznego prowadzonego przez ministra właściwego do spraw informatyzacji – Bazy Adresów Elektronicznych. Inicjatywa w tym zakresie należy do podmiotu zainteresowanego, ponieważ adresy do doręczeń elektronicznych nie są przydzielane z urzędu, zaś aby adres został wpisany do bazy, konieczne jest uprzednie aktywowanie skrzynki doręczeń.
W świetle wymogów ustawowych do BAE może być wpisany adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (świadczoną przez operatora wyznaczonego) albo z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (świadczoną przez wybranego dostawcę usług zaufania). W sposób domyślny preferuje się założenie adresu powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego[24] (w takim przypadku doręczanie korespondencji do podmiotu publicznego jest bezpłatne), choć ustawodawca przewiduje w art. 23 u.d.e., także w stosunku do radców prawnych, możliwość rezygnacji z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i powiązanej z nią skrzynki doręczeń, pod warunkiem zapewnienia możliwości doręczania korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego wpisany do BAE. Oznacza to, że radca prawny, który nie chce korzystać z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, może z niej zrezygnować, wskazując adres doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą doręczenia elektronicznego. Zgodnie z art. 24 u.d.e., rezygnując z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, można zachować dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE. Zachowując dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych, można również zmienić kwalifikowanego dostawcę usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego na innego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub na operatora wyznaczonego[25].
Radcowie prawni są zobowiązani posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE dla celów wymiany korespondencji związanej z wykonywaniem zawodu. Zgodnie z art. 32 ust. 2 u.d.e. w przypadku osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG oraz adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, notariusza, rzecznika patentowego oraz komornika sądowego do bazy adresów elektronicznych wpisuje się adres do doręczeń elektronicznych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania zawodu albo wykonywania czynności służbowych, niezależnie od adresu do doręczeń elektronicznych tej osoby wpisanego do bazy adresów elektronicznych, niezwiązanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, wykonywaniem zawodu albo wykonywaniem czynności służbowych. Z powyższego wynika wyjątek od posiadania jednego adresu do doręczeń przez dany podmiot, gdyż radcowie prawni oprócz obligatoryjnego adresu „służbowego” fakultatywnie mogą założyć i korzystać z adresu do doręczeń elektronicznych „prywatnego”.
Aby założyć adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, należy skorzystać z usługi online dostępnej na stronie: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen[26]. Przy wypełnianiu wniosku można podać dane administratora skrzynki doręczeń, ponieważ podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną jest uprawniony do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń, który obok wnioskodawcy będzie podmiotem uprawnionym do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych oraz zarządzania skrzynką doręczeń[27].
Po utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego minister właściwy do spraw informatyzacji przesyła niezwłocznie informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń, jeżeli został wskazany, a w przypadku podmiotu niepublicznego będącego osobą fizyczną – także na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy wskazany we wniosku[28].
Dla realizacji ustawowego wymogu nie jest wystarczające jedynie zawnioskowanie o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Aby adres do doręczeń elektronicznych został wpisany do BAE, konieczne jest po jego utworzeniu aktywowanie skrzynki do doręczeń poprzez zalogowanie się profilem zaufanym, poprzez e-dowód, bankowość elektroniczną bądź aplikację mObywatel i wybranie opcji aktywacji skrzynki doręczeń. W wyniku aktywacji (skrzynki doręczeń) adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego osoba uprawniona uzyskuje możliwość zarządzania skrzynką doręczeń[29], natomiast minister właściwy do spraw informatyzacji wpisuje adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego do bazy adresów elektronicznych oraz przesyła informację o wpisie na adres do doręczeń elektronicznych, którego dotyczy wpis[30].
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE wywołuje istotne skutki prawne. Jest bowiem równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres[31]. W istocie obowiązek posiadania przez radców prawnych adresu do doręczeń elektronicznych w BAE oznacza, że na ten adres może być kierowana korespondencja przez podmioty publiczne zobowiązane do stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego we wszystkich sprawach wymagających doręczenia pism radcy prawnemu za potwierdzeniem[32]. Podmiot publiczny doręcza bowiem korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, a dopiero gdy taki adres nie został wpisany do BAE, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję, co nie obejmuje w sprawach służbowych podmiotów określonych w art. 9 ust. 1 u.d.e., w tym radców prawnych[33]. Wyjątki od stosowania tej formuły doręczeń wynikają z art. 3 i art. 6 u.d.e., lecz również ze zmiennych w czasie regulacji poszczególnych ustaw procesowych zawierających dyrektywy co do sposobów doręczeń pism przez organy administracji publicznej czy sądy.
Na tym tle warto zwrócić uwagę, że ustawodawca nie poprzestał na ustanowieniu obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych w BAE przez radców prawnych i innych przedstawicieli zawodów prawniczych. Ustawą z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw[34] dokonano modyfikacji szeregu ustaw wprowadzając m.in. dla radców prawnych[35] wymóg posiadania konta w portalu informacyjnym, o którym mowa w art. 53e § 1 Prawa o ustroju sądów powszechnych[36], dodanym z dniem 14 marca 2024 r. Prowadzi to do dywersyfikacji sposobów doręczeń pism profesjonalnym pełnomocnikom procesowym w ramach różnych procedur prawnych i może podważać inkluzywny charakter założeń reformy doręczeń elektronicznych na podstawie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. Tymczasem bez realizacji tej idei trudno mówić o nowej jakości doręczeń elektronicznych służących jednostkom i podmiotom publicznym[37].
4. Dywersyfikacja sposobów doręczeń elektronicznych
W ustawie o doręczeniach elektronicznych określono ambitne zasady dotyczące transformacji cyfrowej podmiotów publicznych i domyślnego stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego w przesyłaniu korespondencji między podmiotami publicznymi oraz między podmiotami publicznymi i podmiotami niepublicznymi posiadającymi adres do doręczeń elektronicznych w BAE (obligatoryjnie bądź fakultatywnie) bądź, które nadały korespondencję do podmiotów publicznych z adresu do doręczeń elektronicznych. Mimo nowelizacji ponad 80 aktów prawnych nie udało się jednak, póki co, uzyskać zadowalającego stopnia jednolitości systemu doręczeń elektronicznych w poszczególnych procedurach prawnych. Jest to nie tylko wynikiem wciąż trwającego okresu przejściowego i rozpoczęcia stosowania nowych e-doręczeń przez pierwsze podmioty publiczne dopiero z dniem określonym w komunikacie. Rozszerzenie alternatywnych względem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (czy publicznej usługi hybrydowej) sposobów doręczeń jest rezultatem niespójnych z duchem reformy rozwiązań legislacyjnych przyjmowanych przez ustawodawcę zarówno w odniesieniu do postępowania administracyjnego i podatkowego oraz postępowania cywilnego i karnego.
Dywersyfikacja ta w pierwszym rzędzie dotyczy doręczania pism sądowych profesjonalnym pełnomocnikom. Nowelizacja przewidziana wskazaną wyżej ustawą z dnia 7 lipca 2023 r. służy upowszechnieniu stosowania doręczeń z wykorzystaniem portalu informacyjnego. Na podstawie art. 9 § 11 k.p.c., mającego wejść w życie z dniem 14 marca 2024 r., przeglądanie akt sprawy oraz udostępnianie stronom i uczestnikom postępowania odpisów, kopii lub wyciągów z akt sprawy może się odbywać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe albo systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 53e § 1 p.u.s.p., zwanego portalem informacyjnym. Natomiast zgodnie z dodanym art. 1311a § 1 k.p.c. w razie niemożności doręczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu, prokuratorowi, organowi emerytalnemu określonemu przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe, wyłącznie poprzez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie[38]. Wątpliwości na tym tle budzi fakt, że doręczeniu w powyższy sposób nie będzie podlegało pismo w postaci kopii lub odpisu odwzorowującego wiernie treść oryginału, lecz do portalu informacyjnego wprowadzana ma być jedynie treść pisma. Nie stanowi to gwarancji tożsamości wprowadzonej treści pisma z pismem podlegającym doręczeniu[39]. Tymczasem w przypadku braku dokumentu potwierdzającego doręczenie, doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od dnia umieszczenia treści pisma w portalu informacyjnym (tzw. fikcja doręczenia).
W odniesieniu do doręczania pism w postępowaniu administracyjnym należy wskazać, że dyrektywy wyboru sposobu doręczeń z uwzględnieniem pierwszeństwa na rzecz doręczania na adres do doręczeń elektronicznych (z wyjątkiem doręczania w siedzibie organu) zawarto w znowelizowanym przez art. 61 u.d.e. z dniem 5 października 2021 r. art. 39 k.p.a., który odnosi się również do akcesoryjnych sposobów doręczeń, takich jak za pośrednictwem publicznej usługi hybrydowej, przez pracowników, inne upoważnione osoby lub organy. Nowelizacją tego przepisu dokonaną z dniem 7 lipca 2022 r. ustawą z dnia 8 czerwca 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu automatyzacji załatwiania niektórych spraw przez Krajową Administrację Skarbową[40], wprowadzono jednak ogólny wyjątek od doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych, poza doręczeniem w siedzibie organu, w postaci doręczenia na konto w systemie teleinformatycznym organu. Analogicznie zmodyfikowano art. 144 o.p. Regulacja ta osłabia docelową powszechność stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Była ona przedmiotem krytyki w doktrynie[41], gdyż wykracza poza doręczenie na konto w utworzonym w miejsce portalu podatkowego e-Urzędzie Skarbowym. Na jej podstawie organ może w istocie dokonać swobodnego wyboru w kwestii doręczenia pisma adresatowi na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu, a realizacja któregokolwiek z tych sposobów doręczenia zwalnia z obowiązku doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych, przy czym skorzystanie z tych innych sposobów doręczenia wskazanych w art. 39 § 1 k.p.a. (tj. innych niż na adres do doręczeń elektronicznych) jest warunkowane w pierwszym przypadku dysponowaniem przez organ systemem teleinformatycznym, w którym ustanowione jest konto, na które można by adresatowi doręczyć pisma, natomiast w drugim przypadku – fizyczną obecnością adresata w siedzibie organu[42]. Kontami w systemie teleinformatycznym są przy tym konta ePUAP umożliwiające dotychczas przekazywanie korespondencji poprzez elektroniczne skrzynki podawcze. Przy takim ujęciu powstają duże wątpliwości co do dowolności stosowania przez organy administracji publicznej w okresie od dnia określonego w komunikacie do 30 września 2029 r. doręczeń za pośrednictwem konta ePUAP, wobec braku możliwości stosowania art. 39, art. 391, art. 40 § 4 oraz art. 46 § 4-9 k.p.a. w brzmieniu obowiązującym przed 5 października 2021 r.[43]
Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Cyfryzacji z 25 października 2023 r., dotyczącym ePUAP po 10 grudnia 2023 r., dokonywanie doręczeń przez ePUAP po tej dacie ma być nadal możliwe na podstawie przepisów kodeksowych, choć bez regulacji fikcji doręczenia w ten sposób[44]. Powszechne, fakultatywne stosowanie dotychczasowego sposobu doręczeń względem podmiotów zobowiązanych w świetle przepisów u.d.e. do stosowania od dnia określonego w komunikacie nowych e-doręczeń pozostaje w sprzeczności z założeniami reformy doręczeń elektronicznych i harmonogramem okresu przejściowego. Z drugiej strony, wątpliwości wywołuje również zapowiadane przez Ministerstwo Cyfryzacji wygaszanie ePUAP przed 30 września 2029 r. (od połowy 2026 roku ePUAP wyłącznie jako archiwum, a e-doręczenia oraz mObywatel jako podstawowe kanały komunikacji z podmiotami publicznymi)[45]. Należy bowiem pamiętać, że wobec włączenia niektórych podmiotów (np. sądów administracyjnych) do nowego systemu doręczeń dopiero od 1 października 2029 r., konieczne jest zapewnienie alternatywnego sposobu komunikacji elektronicznej (np. dokumenty elektroniczne wnosi się obecnie do sądu administracyjnego przez elektroniczną skrzynkę podawczą właściwego organu bądź sądu). Uprzednie wygaszenie kont ePUAP wymaga bądź skrócenia okresu przejściowego, bądź wprowadzenia alternatywnych mechanizmów doręczeń z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Ograniczeniem wobec powszechności stosowania publicznej usługi hybrydowej dla adresatów pism niekorzystających z adresu do doręczeń elektronicznych jest natomiast art. 393 k.p.a. umożliwiający w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie polegające na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma.
Należy również zasygnalizować potencjalne powoływanie się przez podmioty publiczne, zwłaszcza w pierwszym okresie po rozpoczęciu stosowania nowych doręczeń, na inne wyłączenia, o którym mowa w art. 3 i art. 6 u.d.e, w tym zwłaszcza ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny (por. art. 6 ust. 1 lit. e u.d.e.)[46].
5. Zakończenie
Reforma doręczeń elektronicznych ma znaczny wpływ na praktykę doręczania korespondencji w wielu procedurach prawnych. Wdrażane rozwiązania związane z publiczną usługą rejestrowanego doręczania elektronicznego istotnie modyfikują sposób doręczania korespondencji z udziałem zwłaszcza profesjonalnych pełnomocników procesowych. Na podmioty takie jak radcy prawni nałożono bowiem obowiązek założenia adresów do doręczeń elektronicznych wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych i pozostawania w domyślnej gotowości odbioru pism od podmiotów publicznych ze skutkiem doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych. Rozwijane równolegle inne sposoby doręczeń, w tym poprzez portal informacyjny sądów powszechnych, również wiążą się z wymogami w tym zakresie (np. koniecznością założenia konta w portalu). Złożoność okresu przejściowego, modyfikacje terminów wdrożenia nowych usług publicznych, potencjalna konkurencyjność nowych e-doręczeń z doręczeniami za pośrednictwem ePUAP czy portalu informacyjnego i wiele wątpliwości interpretacyjnych co do właściwego stosowania przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych i przepisów poszczególnych ustaw procesowych w zakresie doręczeń, to tylko niektóre z czynników, które potęgują chaos informacyjny. Na tym tle przedstawiciele zawodów prawniczych należą do grupy podmiotów niepublicznych, które jako pierwsze rozpoczną korzystanie z nowego systemu doręczeń, zanim ewentualnie system ten zostanie rozpowszechniony wśród podmiotów, które nie są zobligowane do posiadania adresów do doręczeń elektronicznych. Brak przejrzystości i trwałości regulacji prawnych nie sprzyja jednak sprawnemu wdrażaniu nowych rozwiązań w zakresie e-doręczeń.
Martyna Wilbrandt-Gotowicz
dr hab., prof. uczelni, Kierownik Katedry postępowania administracyjnego WPiA UKSW w Warszawie
3. Nowe obowiązki dla radców prawnych
Korzystanie z adresów do doręczeń elektronicznych ma być obligatoryjne nie tylko dla podmiotów publicznych, lecz od dnia wskazanego w komunikacie także dla podmiotów profesjonalnych, zawodowo uczestniczących w obrocie prawnym. Zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE są wykonujący zawód adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy oraz notariusz[20]. W przypadku podmiotów niepublicznych wpisanych do CEIDG wymóg ten aktualizuje się stopniowo zgodnie z harmonogramem określonym w art. 152 u.d.e.[21], natomiast względem podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed dniem określonym w komunikacie obowiązek powstaje w terminie 3 miesięcy od dnia określonego w komunikacie[22].
Ustanowiony obowiązek obejmuje wszystkich radców prawnych wykonujących zawód, niezależnie od formy zatrudnienia czy wykonywania zawodu. Dotyczy on zatem osób, które posiadają uprawnienia do wykonywania tego zawodu w świetle przepisów ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych[23], zaś nie występuje w przypadkach zawieszenia prawa do wykonywania zawodu czy zawieszenia w czynnościach zawodowych.
Obowiązek w stosunku do radców prawnych wykonujących zawód powstaje z dniem określonym w komunikacie, przepisy nie określają natomiast terminu na uzyskanie adresu wpisanego do BAE przez radców prawnych rozpoczynających wykonywanie zawodu po tym terminie, choć są to podmioty również objęte ustawowym obowiązkiem w tym zakresie.
Przedmiotowo wymóg z art. 9 ust. 1 u.d.e. obejmuje nie tyle posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych, co takiego adresu do doręczeń elektronicznych, który został wpisany do rejestru publicznego prowadzonego przez ministra właściwego do spraw informatyzacji – Bazy Adresów Elektronicznych. Inicjatywa w tym zakresie należy do podmiotu zainteresowanego, ponieważ adresy do doręczeń elektronicznych nie są przydzielane z urzędu, zaś aby adres został wpisany do bazy, konieczne jest uprzednie aktywowanie skrzynki doręczeń.
W świetle wymogów ustawowych do BAE może być wpisany adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (świadczoną przez operatora wyznaczonego) albo z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (świadczoną przez wybranego dostawcę usług zaufania). W sposób domyślny preferuje się założenie adresu powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego[24] (w takim przypadku doręczanie korespondencji do podmiotu publicznego jest bezpłatne), choć ustawodawca przewiduje w art. 23 u.d.e., także w stosunku do radców prawnych, możliwość rezygnacji z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i powiązanej z nią skrzynki doręczeń, pod warunkiem zapewnienia możliwości doręczania korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego wpisany do BAE. Oznacza to, że radca prawny, który nie chce korzystać z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, może z niej zrezygnować, wskazując adres doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą doręczenia elektronicznego. Zgodnie z art. 24 u.d.e., rezygnując z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, można zachować dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE. Zachowując dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych, można również zmienić kwalifikowanego dostawcę usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego na innego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub na operatora wyznaczonego[25].
Radcowie prawni są zobowiązani posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE dla celów wymiany korespondencji związanej z wykonywaniem zawodu. Zgodnie z art. 32 ust. 2 u.d.e. w przypadku osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG oraz adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, notariusza, rzecznika patentowego oraz komornika sądowego do bazy adresów elektronicznych wpisuje się adres do doręczeń elektronicznych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania zawodu albo wykonywania czynności służbowych, niezależnie od adresu do doręczeń elektronicznych tej osoby wpisanego do bazy adresów elektronicznych, niezwiązanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, wykonywaniem zawodu albo wykonywaniem czynności służbowych. Z powyższego wynika wyjątek od posiadania jednego adresu do doręczeń przez dany podmiot, gdyż radcowie prawni oprócz obligatoryjnego adresu „służbowego” fakultatywnie mogą założyć i korzystać z adresu do doręczeń elektronicznych „prywatnego”.
Aby założyć adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, należy skorzystać z usługi online dostępnej na stronie: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen[26]. Przy wypełnianiu wniosku można podać dane administratora skrzynki doręczeń, ponieważ podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną jest uprawniony do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń, który obok wnioskodawcy będzie podmiotem uprawnionym do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych oraz zarządzania skrzynką doręczeń[27].
Po utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego minister właściwy do spraw informatyzacji przesyła niezwłocznie informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń, jeżeli został wskazany, a w przypadku podmiotu niepublicznego będącego osobą fizyczną – także na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy wskazany we wniosku[28].
Dla realizacji ustawowego wymogu nie jest wystarczające jedynie zawnioskowanie o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Aby adres do doręczeń elektronicznych został wpisany do BAE, konieczne jest po jego utworzeniu aktywowanie skrzynki do doręczeń poprzez zalogowanie się profilem zaufanym, poprzez e-dowód, bankowość elektroniczną bądź aplikację mObywatel i wybranie opcji aktywacji skrzynki doręczeń. W wyniku aktywacji (skrzynki doręczeń) adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego osoba uprawniona uzyskuje możliwość zarządzania skrzynką doręczeń[29], natomiast minister właściwy do spraw informatyzacji wpisuje adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego do bazy adresów elektronicznych oraz przesyła informację o wpisie na adres do doręczeń elektronicznych, którego dotyczy wpis[30].
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE wywołuje istotne skutki prawne. Jest bowiem równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres[31]. W istocie obowiązek posiadania przez radców prawnych adresu do doręczeń elektronicznych w BAE oznacza, że na ten adres może być kierowana korespondencja przez podmioty publiczne zobowiązane do stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego we wszystkich sprawach wymagających doręczenia pism radcy prawnemu za potwierdzeniem[32]. Podmiot publiczny doręcza bowiem korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, a dopiero gdy taki adres nie został wpisany do BAE, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję, co nie obejmuje w sprawach służbowych podmiotów określonych w art. 9 ust. 1 u.d.e., w tym radców prawnych[33]. Wyjątki od stosowania tej formuły doręczeń wynikają z art. 3 i art. 6 u.d.e., lecz również ze zmiennych w czasie regulacji poszczególnych ustaw procesowych zawierających dyrektywy co do sposobów doręczeń pism przez organy administracji publicznej czy sądy.
Na tym tle warto zwrócić uwagę, że ustawodawca nie poprzestał na ustanowieniu obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych w BAE przez radców prawnych i innych przedstawicieli zawodów prawniczych. Ustawą z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw[34] dokonano modyfikacji szeregu ustaw wprowadzając m.in. dla radców prawnych[35] wymóg posiadania konta w portalu informacyjnym, o którym mowa w art. 53e § 1 Prawa o ustroju sądów powszechnych[36], dodanym z dniem 14 marca 2024 r. Prowadzi to do dywersyfikacji sposobów doręczeń pism profesjonalnym pełnomocnikom procesowym w ramach różnych procedur prawnych i może podważać inkluzywny charakter założeń reformy doręczeń elektronicznych na podstawie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. Tymczasem bez realizacji tej idei trudno mówić o nowej jakości doręczeń elektronicznych służących jednostkom i podmiotom publicznym[37].
4. Dywersyfikacja sposobów doręczeń elektronicznych
W ustawie o doręczeniach elektronicznych określono ambitne zasady dotyczące transformacji cyfrowej podmiotów publicznych i domyślnego stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego w przesyłaniu korespondencji między podmiotami publicznymi oraz między podmiotami publicznymi i podmiotami niepublicznymi posiadającymi adres do doręczeń elektronicznych w BAE (obligatoryjnie bądź fakultatywnie) bądź, które nadały korespondencję do podmiotów publicznych z adresu do doręczeń elektronicznych. Mimo nowelizacji ponad 80 aktów prawnych nie udało się jednak, póki co, uzyskać zadowalającego stopnia jednolitości systemu doręczeń elektronicznych w poszczególnych procedurach prawnych. Jest to nie tylko wynikiem wciąż trwającego okresu przejściowego i rozpoczęcia stosowania nowych e-doręczeń przez pierwsze podmioty publiczne dopiero z dniem określonym w komunikacie. Rozszerzenie alternatywnych względem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (czy publicznej usługi hybrydowej) sposobów doręczeń jest rezultatem niespójnych z duchem reformy rozwiązań legislacyjnych przyjmowanych przez ustawodawcę zarówno w odniesieniu do postępowania administracyjnego i podatkowego oraz postępowania cywilnego i karnego.
Dywersyfikacja ta w pierwszym rzędzie dotyczy doręczania pism sądowych profesjonalnym pełnomocnikom. Nowelizacja przewidziana wskazaną wyżej ustawą z dnia 7 lipca 2023 r. służy upowszechnieniu stosowania doręczeń z wykorzystaniem portalu informacyjnego. Na podstawie art. 9 § 11 k.p.c., mającego wejść w życie z dniem 14 marca 2024 r., przeglądanie akt sprawy oraz udostępnianie stronom i uczestnikom postępowania odpisów, kopii lub wyciągów z akt sprawy może się odbywać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe albo systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 53e § 1 p.u.s.p., zwanego portalem informacyjnym. Natomiast zgodnie z dodanym art. 1311a § 1 k.p.c. w razie niemożności doręczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu, prokuratorowi, organowi emerytalnemu określonemu przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe, wyłącznie poprzez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie[38]. Wątpliwości na tym tle budzi fakt, że doręczeniu w powyższy sposób nie będzie podlegało pismo w postaci kopii lub odpisu odwzorowującego wiernie treść oryginału, lecz do portalu informacyjnego wprowadzana ma być jedynie treść pisma. Nie stanowi to gwarancji tożsamości wprowadzonej treści pisma z pismem podlegającym doręczeniu[39]. Tymczasem w przypadku braku dokumentu potwierdzającego doręczenie, doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od dnia umieszczenia treści pisma w portalu informacyjnym (tzw. fikcja doręczenia).
W odniesieniu do doręczania pism w postępowaniu administracyjnym należy wskazać, że dyrektywy wyboru sposobu doręczeń z uwzględnieniem pierwszeństwa na rzecz doręczania na adres do doręczeń elektronicznych (z wyjątkiem doręczania w siedzibie organu) zawarto w znowelizowanym przez art. 61 u.d.e. z dniem 5 października 2021 r. art. 39 k.p.a., który odnosi się również do akcesoryjnych sposobów doręczeń, takich jak za pośrednictwem publicznej usługi hybrydowej, przez pracowników, inne upoważnione osoby lub organy. Nowelizacją tego przepisu dokonaną z dniem 7 lipca 2022 r. ustawą z dnia 8 czerwca 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu automatyzacji załatwiania niektórych spraw przez Krajową Administrację Skarbową[40], wprowadzono jednak ogólny wyjątek od doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych, poza doręczeniem w siedzibie organu, w postaci doręczenia na konto w systemie teleinformatycznym organu. Analogicznie zmodyfikowano art. 144 o.p. Regulacja ta osłabia docelową powszechność stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Była ona przedmiotem krytyki w doktrynie[41], gdyż wykracza poza doręczenie na konto w utworzonym w miejsce portalu podatkowego e-Urzędzie Skarbowym. Na jej podstawie organ może w istocie dokonać swobodnego wyboru w kwestii doręczenia pisma adresatowi na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu, a realizacja któregokolwiek z tych sposobów doręczenia zwalnia z obowiązku doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych, przy czym skorzystanie z tych innych sposobów doręczenia wskazanych w art. 39 § 1 k.p.a. (tj. innych niż na adres do doręczeń elektronicznych) jest warunkowane w pierwszym przypadku dysponowaniem przez organ systemem teleinformatycznym, w którym ustanowione jest konto, na które można by adresatowi doręczyć pisma, natomiast w drugim przypadku – fizyczną obecnością adresata w siedzibie organu[42]. Kontami w systemie teleinformatycznym są przy tym konta ePUAP umożliwiające dotychczas przekazywanie korespondencji poprzez elektroniczne skrzynki podawcze. Przy takim ujęciu powstają duże wątpliwości co do dowolności stosowania przez organy administracji publicznej w okresie od dnia określonego w komunikacie do 30 września 2029 r. doręczeń za pośrednictwem konta ePUAP, wobec braku możliwości stosowania art. 39, art. 391, art. 40 § 4 oraz art. 46 § 4-9 k.p.a. w brzmieniu obowiązującym przed 5 października 2021 r.[43]
Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Cyfryzacji z 25 października 2023 r., dotyczącym ePUAP po 10 grudnia 2023 r., dokonywanie doręczeń przez ePUAP po tej dacie ma być nadal możliwe na podstawie przepisów kodeksowych, choć bez regulacji fikcji doręczenia w ten sposób[44]. Powszechne, fakultatywne stosowanie dotychczasowego sposobu doręczeń względem podmiotów zobowiązanych w świetle przepisów u.d.e. do stosowania od dnia określonego w komunikacie nowych e-doręczeń pozostaje w sprzeczności z założeniami reformy doręczeń elektronicznych i harmonogramem okresu przejściowego. Z drugiej strony, wątpliwości wywołuje również zapowiadane przez Ministerstwo Cyfryzacji wygaszanie ePUAP przed 30 września 2029 r. (od połowy 2026 roku ePUAP wyłącznie jako archiwum, a e-doręczenia oraz mObywatel jako podstawowe kanały komunikacji z podmiotami publicznymi)[45]. Należy bowiem pamiętać, że wobec włączenia niektórych podmiotów (np. sądów administracyjnych) do nowego systemu doręczeń dopiero od 1 października 2029 r., konieczne jest zapewnienie alternatywnego sposobu komunikacji elektronicznej (np. dokumenty elektroniczne wnosi się obecnie do sądu administracyjnego przez elektroniczną skrzynkę podawczą właściwego organu bądź sądu). Uprzednie wygaszenie kont ePUAP wymaga bądź skrócenia okresu przejściowego, bądź wprowadzenia alternatywnych mechanizmów doręczeń z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Ograniczeniem wobec powszechności stosowania publicznej usługi hybrydowej dla adresatów pism niekorzystających z adresu do doręczeń elektronicznych jest natomiast art. 393 k.p.a. umożliwiający w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie polegające na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma.
Należy również zasygnalizować potencjalne powoływanie się przez podmioty publiczne, zwłaszcza w pierwszym okresie po rozpoczęciu stosowania nowych doręczeń, na inne wyłączenia, o którym mowa w art. 3 i art. 6 u.d.e, w tym zwłaszcza ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny (por. art. 6 ust. 1 lit. e u.d.e.)[46].
5. Zakończenie
Reforma doręczeń elektronicznych ma znaczny wpływ na praktykę doręczania korespondencji w wielu procedurach prawnych. Wdrażane rozwiązania związane z publiczną usługą rejestrowanego doręczania elektronicznego istotnie modyfikują sposób doręczania korespondencji z udziałem zwłaszcza profesjonalnych pełnomocników procesowych. Na podmioty takie jak radcy prawni nałożono bowiem obowiązek założenia adresów do doręczeń elektronicznych wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych i pozostawania w domyślnej gotowości odbioru pism od podmiotów publicznych ze skutkiem doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych. Rozwijane równolegle inne sposoby doręczeń, w tym poprzez portal informacyjny sądów powszechnych, również wiążą się z wymogami w tym zakresie (np. koniecznością założenia konta w portalu). Złożoność okresu przejściowego, modyfikacje terminów wdrożenia nowych usług publicznych, potencjalna konkurencyjność nowych e-doręczeń z doręczeniami za pośrednictwem ePUAP czy portalu informacyjnego i wiele wątpliwości interpretacyjnych co do właściwego stosowania przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych i przepisów poszczególnych ustaw procesowych w zakresie doręczeń, to tylko niektóre z czynników, które potęgują chaos informacyjny. Na tym tle przedstawiciele zawodów prawniczych należą do grupy podmiotów niepublicznych, które jako pierwsze rozpoczną korzystanie z nowego systemu doręczeń, zanim ewentualnie system ten zostanie rozpowszechniony wśród podmiotów, które nie są zobligowane do posiadania adresów do doręczeń elektronicznych. Brak przejrzystości i trwałości regulacji prawnych nie sprzyja jednak sprawnemu wdrażaniu nowych rozwiązań w zakresie e-doręczeń.
Martyna Wilbrandt-Gotowicz
dr hab., prof. uczelni, Kierownik Katedry postępowania administracyjnego WPiA UKSW w Warszawie
[2] Por. komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 2540).
[3] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775, ze zm.), dalej: „k.p.a.”.
[4] Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U z 2023 r. poz. 1550, ze zm.), dalej: „k.p.c.”.
[5] Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r. poz. 1634, ze zm.); por. art. 96 u.d.e.
[6] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 1375, ze zm.), dalej: „k.p.k.”; por. art. 82 u.d.e.
[7] Ustawa z dnia 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2022 r. poz. 1124, ze zm.); art. 93 u.d.e.
[8] Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57, ze zm.); art. 105 u.d.e.
[9] Por. art. 147 i art. 148 u.d.e.
[10] Por. art. 61 u.d.e w zw. z art. 166 u.d.e.
[11] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383), dalej: „o.p.”; por. art. 84 w zw. z art. 166 u.d.e.
[12] Por. art. 158 u.d.e. – przepis, który został tak sformułowany, że zdaniem doktryny wymaga karkołomnej wykładni. Zob. A. Korzeniowska-Polak, Wyjątki od zasady doręczania pism w postępowaniu administracyjnym ogólnym na adres do doręczeń elektronicznych, „Monitor Prawniczy” 6/2023 dodatek, s. 40.
[13] Por. ustawy: z dnia 15 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. poz. 1135); z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 1002); z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz. U. z 2023 r. poz. 2099) oraz z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1860).
[14] Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 685, ze zm.); por. art. 83 u.d.e.
[15] Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2022 r. poz. 541, ze zm.); por art. 141 u.d.e.
[16] Por. art. 166 pkt 5 u.d.e.
[17] Dz. U. poz. 1077, dalej: Komunikat MC
[18] Por. art. 155 ust. 1-6 u.d.e.
[19] https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/bedzie-wiecej-czasu-na-wdrozenie-e-doreczen (dostęp: 23.11.2023).
[20] Por. art. 9 ust. 1 pkt 1-6 u.d.e. w zw. z art. 166 ust. 5 u.d.e. i Komunikatem MC.
[21] Por. art. 9 ust. 1 pkt 9 u.d.e.
[22] Por. art. 9 ust. 1 pkt 8 u.d.e. w zw. z art. 151 u.d.e. i Komunikatem MC.
[23] Dz. U. z 2022 r. poz. 1166, ze zm., dalej: „u.r.p.”.
[24] Por. § 3 ust. 1 pkt 2 Regulaminu świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej Poczty Polskiej, obowiązującego od 18 maja 2023 r., zgodnie z którym wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE skutkuje: dla podmiotu niepublicznego - zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie PURDE zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz Polityki świadczenia usługi na czas pełnienia roli operatora wyznaczonego przez Pocztę Polską oraz założeniem skrzynki doręczeń przez Pocztę Polską; https://bip.poczta-polska.pl/regulamin-purde-i-puh/ (dostęp: 19.11.2023).
[25] Szerzej zob. A. Gryszczyńska, K. Wojsyk, komentarz do art. 23 [w:] Doręczenia elektroniczne. Komentarz, M. Wilbrandt-Gotowicz (red.), Lex 2023.
[26] Dla przedsiębiorców usługa jest dostępna poprzez stronę: https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/709 (dostęp: 19.11.2023 r.).
[27] Por. art. 19 ust. 2 i 3 u.d.e.
[28] Art. 15 ust. 6 u.d.e.
[29] Art. 19 ust. 5 u.d.e.
[30] Art. 16 ust. 3 u.d.e.
[31] Art. 7 ust. 1 u.d.e.
[32] Dotyczy to spraw, w których radca prawny wykonuje swój zawód.
[33] Por. art. 4 u.d.e.
[34] Dz. U. poz. 1860.
[35] Por. art. 2211 u.r.p. dodany z dniem 14 marca 2024 r.
[36] Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 217, ze zm.), dalej: „p.u.s.p.”.
[37] Por. M. Wilbrandt-Gotowicz, Publiczne usługi doręczeń elektronicznych – nowa jakość w służbie jednostki [w:] Prawo administracyjne w służbie jednostki i wspólnoty, Z. Duniewska, M. Karcz-Kaczmarek, P. Wilczyński (red.), Warszawa-Łódź 2022, s. 567.
[38] Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że sąd dysponuje ich kopią utrwaloną w postaci elektronicznej. W procedurze karnej por. art. 133a k.p.k. dodany z dniem 14 marca 2024 r.
[39] Por. A. Gryszczyńska, komentarz do art. 82 [w:] Doręczenia elektroniczne. Komentarz, M. Wilbrandt-Gotowicz (red.), Lex 2023.
[40] Dz. U. poz. 1301.
[41] Zob. np. G. Sibiga, Jak nie informatyzować administracji, „Rzeczpospolita” z 18.07.2022 r., https://www.rp.pl/opinie-prawne/art36713481-grzegorz-sibiga-jak-nie-informatyzowac-administracji; A. Cebera, New Procedure for Electronic Deliveries in Administrative Proceedings, “Ius Novum” 2/2023, s. 171 i n.
[42] Zob. P. Gacek, Doręczenie pisma w postępowaniu administracyjnym w siedzibie organu – wybrane aspekty, „Zeszyty Naukowe Sądownictwa Administracyjnego” 2/2023, s. 25 i n.
[43] Por. art. 158 w zw. z art. 147 i art. 155 u.d.e.
[44] Znak DUC.WED.701.1.2023, https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/e-doreczenia-przypominamy-o-ustawowym-obowiazku-dolaczenia-do-systemu (dostęp: 19.11.2023 r.).
[45] Zob. Od ePUAP do mObywatel. Przyszłość cyfrowej komunikacji. Wdrożenia e-Doręczeń / mObywatel & wygaszanie ePUAP – materiał dla Pracowników Administracji Publicznej, Ministerstwo Cyfryzacji, 19.10.2023 r., https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/e-doreczenia-przypominamy-o-ustawowym-obowiazku-dolaczenia-do-systemu (dostęp: 19.11.2023 r.).
[46] Szerzej M. Wilbrandt-Gotowicz, komentarz do art. 3 i 6 [w:] Doręczenia…, Lex 2023. Zob. też A. Skóra, O rewolucji w zakresie e-doręczeń raz jeszcze. Uwagi na tle art. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych, „Studia Prawnoustrojowe” (58), 2022, s. 473-490.
Prawo i praktyka
Przygody Radcy Antoniego
Odwiedź także
Nasze inicjatywy
