opublikowano: 2014-09-09 przez: Mika Ewelina

1. Protokół w postępowaniu cywilnym rozpoznawczym, w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym – wiadomości ogólne

Charakter prawny protokołu w postępowaniu rozpoznawczym, egzekucyjnym i zabezpieczającym

Z uwagi na brak definicji legalnej instytucji, jaką jest protokół w postępowaniu cywilnym, dla potrzeb niniejszego opracowania zostanie przyjęte, że protokołem jest dokument będący sprawozdaniem z przebiegu czynności urzędowych, którego celem jest stwierdzenie istnienia lub nieistnienia istotnych dla sprawy faktów[1]. Przyjęcie tak ogólnej definicji odzwierciedla zakres podjętego tematu, który nie ograniczy się wyłącznie do kwestii procesowych sensu stricto. Protokół w postępowaniu cywilnym w pierwszej kolejności odnosi się do protokołu z rozprawy uregulowanego w przepisach art. 157–162 k.p.c. Nie można jednak zapomnieć, że przepisy te, na zasadzie art. 13 § 2 k.p.c., stosuje się także do innej niż proces materii uregulowanej w Kodeksie postępowania cywilnego. W szczególności wyraźnie należy zaznaczyć, że protokół jest zasadniczą[2] formą czynności egzekucyjnych, jak i czynności komornika podjętych w postępowaniu zabezpieczającym. W pierwszym wypadku wynika to wprost chociażby z treści art. 809 k.p.c., który stanowi, że „komornik stwierdza każdą czynność egzekucyjną protokołem”, zaś w stosunku do postępowania zabezpieczającego z odesłania zawartego w art. 743 k.p.c. Przepis ten stanowi bowiem, że jeżeli postanowienie o udzieleniu zabezpieczenia podlega wykonaniu w drodze egzekucji, do wykonania tego postanowienia stosuje się odpowiednio przepisy o postępowaniu egzekucyjnym z tym jednak, że sąd nadaje postanowieniu o udzieleniu zabezpieczenia klauzulę wykonalności z urzędu.
Wszystkie występujące w postępowaniu cywilnym protokoły są dokumentami urzędowymi w rozumieniu art. 244 k.p.c., uzasadnieniem czego jest cel ich sporządzenia. Niewyobrażalne jest bowiem, aby ustalenia poczynione przez sąd na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego zostały utrwalone w dokumencie, który miałby niższą rangę od samych dowodów.
W tym miejscu, biorąc pod uwagę uregulowania polskiego systemu prawnego, nie sposób nie wspomnieć o interesującej i dość istotnej instytucji, jaką jest protokół stanu faktycznego, którego sporządzenie mieści się w obowiązkach i prawach komornika sądowego, lecz nie stanowi czynności egzekucyjnej (art. 2 ust. 3 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji; Dz.U. z 1997 r. Nr 133, poz. 882). Taki protokół, mający również rangę dokumentu urzędowego, stanowi opis pewnego zdarzenia, okoliczności czy też stanu rzeczy (obiektywne utrwalenie stanu faktycznego, który bez tego typu środka mógłby ulec zatarciu, zaniknięciu). Jak podkreśla M. Bieżuński i P. Bieżuński, jest to instytucja konkurencyjna (w określonych sytuacjach) dla procedury zabezpieczania dowodów zawartej w art. 310 i n. k.p.c.[3] Jest on środkiem dowodowym, trudnym do obalenia dowodem przeciwnym z uwagi na fakt, że jest sporządzany przez funkcjonariusza publicznego.[4] Dokument ten powinien ponadto odpowiadać wszystkim wymaganiom przewidzianym w art. 809 k.p.c. Jak zauważa A. Marciniak, nie ma przeszkód, aby taki protokół mógł być wykorzystany zarówno w postępowaniu cywilnym, jak i karnym i sądowo-administracyjnym. Spisanie protokołu stanu faktycznego może nastąpić na wniosek zainteresowanego (podmiotu, którego praw dotyczy dany stan faktyczny), na zarządzenie sądu lub prokuratora, także poza samym postępowaniem egzekucyjnym czy zabezpieczającym. W określonych okolicznościach komornik sądowy może odmówić sporządzenia protokołu stanu faktycznego. Do takich przypadków mogą należeć przyczyny uzasadniające wyłączenie komornika czy też fakt, że sporządzenie protokołu mogłoby stanowić naruszenie porządku prawnego.
Oprócz istnienia wskazanej formy protokołu w postępowaniu egzekucyjnym występuje również większa różnorodność tejże instytucji. I tak należałoby wymienić obok protokołu z czynności również protokół zajęcia ruchomości, protokół sprzedaży ruchomości oraz protokół opisu i oszacowania nieruchomości. Każdy z nich ma ustawowo wskazane elementy dodatkowe. Na koniec tej części opracowania wypada również wspomnieć o protokole spisu inwentarza sporządzanego na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 1 października 1991 r. w sprawie zabezpieczenia spadku i sporządzania spisu inwentarza przez komornika sądowego lub urząd skarbowy (komornika skarbowego) – § 1 ust. 1 rozporządzenia.

1. Budowa protokołu

Protokoły z postępowań innych niż rozpoznawcze cechują pewne odrębności. Są one często „bogatsze” o elementy dodatkowe, zaś „uboższe” o treści dowodowe. Dlatego też przepis art. 158 k.p.c. zawiera swoiste essentialia negoti protokołu, analogicznie do roli, jaką odgrywa art. 126 k.p.c. w odniesieniu do pism procesowych. Zgodnie ze wspomnianymi art. 158 § 1 zd. 1 k.p.c., protokół powinien zawierać następujące elementy formalne:

• oznaczenie sądu,

• miejsca i daty posiedzenia,

• nazwiska sędziów, protokolanta[5], a także w razie obecności na rozprawie – prokuratora, stron, interwenientów, jak również obecnych na posiedzeniu przedstawicieli ustawowych i pełnomocników,

• oznaczenie sprawy i wzmianki co do jawności rozprawy lub posiedzenia.

Elementem niezbędnym protokołu i jednocześnie nadającym mu przymiot dokumentu urzędowego jest podpis. W tym miejscu wypada wskazać, że w obecnym stanie prawnym protokół może zostać sporządzony w dwojakiej formie:

• pisemnej, sporządzony pismem maszynowym bądź w formie wydruku komputerowego, a w wyjątkowych sytuacjach może być sporządzony odręcznie (§ 86 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości regulamin urzędowania sądów powszechnych z 23 lutego 2007 r., Dz.U. Nr 38, poz. 249),

• elektronicznej (tzw. e-protokół), sporządzony za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk.

W tym pierwszym przypadku podpis pod protokołem składają przewodniczący oraz protokolant. W przypadku protokołu z czynności egzekucyjnej wymagalny jest tylko podpis komornika sądowego. Szczegółowe informacje dotyczące formy i rodzaju podpisu sporządzanego na potrzeby e-protokołu zostały przedstawione w dalszej części artykułu.
Protokół z rozprawy sądowej sporządzony pisemnie może zawierać elementy materialne (art. 158 § 1 zd. 2 k.p.c.), takie jak:

• wymienienie zarządzeń i orzeczeń wydanych na posiedzeniu oraz stwierdzenie, czy zostały ogłoszone,

• czynności stron wpływające na rozstrzygnięcie sądu (ugoda, zrzeczenie się roszczenia, uznanie powództwa, cofnięcie, zmiana, rozszerzenie lub ograniczenie żądania pozwu),

• wnioski oraz twierdzenia stron (zamiast podania wniosków i twierdzeń można w protokole powołać się na pisma przygotowawcze oraz inne czynności stron, które według szczególnych przepisów ustawy powinny być wciągnięte, wpisane, przyjęte, złożone, zgłoszone lub wniesione do protokołu),

• udzielone pouczenia,

• wyniki postępowania dowodowego,

• inne okoliczności istotne dla przebiegu posiedzenia.

2. Załącznik do protokołu

Przepis art. 161 k.p.c dopuszcza możliwość złożenia załącznika do protokołu, który jednak nie ma znaczenia autonomicznego, bowiem staje się częścią protokołu. Załącznik nie musi mieć ściśle określonej formy w przeciwieństwie do pisma procesowego i jest traktowany na równi z ustnym oświadczeniem, wnioskiem, uzupełnieniem czy sprostowaniem, stanowiąc wyjątek od zasady ustności rozprawy. Złożenie załącznika do protokołu danego posiedzenia możliwe jest do dnia wyznaczonego na kolejne posiedzenie w sprawie. W przypadku protokołu z rozprawy sądowej, po której zamknięciu nastąpiło wydanie wyroku – strona ma prawo złożyć taki załącznik dopóty, dopóki akta sprawy znajdują się w sądzie[6]. Można w tym miejscu wspomnieć, że o ile załącznik do protokołu może być jego elementem fakultatywnym z zasady, o tyle przy protokole opisu i oszacowania nieruchomości w postępowaniu egzekucyjnym lub zabezpieczającym załączony doń operat szacunkowy stanowi zawsze jego integralną i nieodzowną część.

3. Dopuszczalność sprostowania lub uzupełnienia protokołu

W przypadku sporządzania w danej sprawie protokołu pisemnego posiedzenia lub rozprawy strona ma prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania lub uzupełnienia, zgodnie z art. 160 k.p.c. Przez stronę w tym zakresie należy rozumieć wszystkie podmioty postępowania cywilnego[7]. Prekluzja na złożenie wniosku o sprostowanie lub uzupełnienie protokołu upływa z zakończeniem następnej rozprawy, a w przypadku protokołu rozprawy, po której zamknięciu nastąpiło wydanie wyroku, dopóki akta sprawy znajdują się w sądzie. Sprostowanie następuje w formie zarządzenia przewodniczącego, od którego strony mogą złożyć środek odwoławczy do sądu. Od decyzji sądu w przedmiocie sprostowania lub uzupełnienia protokołu zażalenie nie przysługuje. Nawiązując do protokołu stanu faktycznego stosowanego przede wszystkim w postępowaniu egzekucyjnym lub zabezpieczającym, należy zauważyć, że przepisy obowiązującego prawa nie przewidują żadnego środka odwoławczego na jego sporządzenie, zaś ewentualne zastrzeżenie co do jego treści i postanowień jest w tej sytuacji bezprzedmiotowe, a jedynym środkiem ochronnym dla osoby, której interes mógłby on naruszać, jest zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa urzędniczego z art. 271 k.k.

2. Protokół elektroniczny

1. Geneza i cel wprowadzenia nowej techniki zapisu przebiegu rozpraw i posiedzeń

Wprowadzenie do polskiego systemu prawnego nowej techniki zapisu przebiegu posiedzeń i rozpraw sądowych nastąpiło na mocy ustawy z 29 kwietnia 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. Nr 108, poz. 684), która weszła w życie w dniu 1 lipca 2010 r. oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 10 sierpnia 2011 r. w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego (Dz.U. Nr 175, poz. 1046), które weszło w życie w dniu 1 października 2011 r., a którego celem było szczegółowe uregulowanie kwestii związanych z protokołem elektronicznym.
Tą nową techniką zapisu przebiegu rozpraw i posiedzeń sądowych jest tzw. e-protokół lub inaczej protokół elektroniczny. Stanowi on protokół sądowy zapisywany w wersji audio lub audiowizualnej. Zapis, jaki jest dokonywany w formie e-protokołu, zgodnie z treścią przywoływanego rozporządzenia, stanowi realizowane w systemie teleinformatycznym utrwalanie obrazu i dźwięku (lub wyłącznie dźwięku) z wszystkich czynnych urządzeń utrwalających obraz i dźwięk podczas posiedzenia jawnego lub rozprawy, które jest zapisane w postaci jednego pliku umożliwiającego odtwarzanie jego treści wielokrotnie przy wykorzystaniu różnych nośników, w tym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Genezy powstania e-protokołu należy poszukiwać w ogólnej tendencji społeczeństwa do informatyzacji życia. Jak zauważa J. Papińska-Kacperek[8], zjawisko to wynika z naturalnej konsekwencji pojawiania się w każdej dziedzinie ludzkiego życia coraz to nowszych technologii i rozwiązań informatycznych. Z uwagi na ciągłe dążenie zarówno indywidualnych podmiotów, jak i państw oraz instytucji europejskich, unijnych do podwyższania jakości swoich usług, szybkości zbierania i przekazywania danych tworzone są nowe możliwości informatyzacji również w zakresie administracji państwowej i sądowej. Przejawem tego typu tendencji są również prace Komisji Europejskiej nad programem eGovernement.[9] Jedną z inspiracji dla polskiego ustawodawcy przy wprowadzaniu w życie możliwości audio lub audiowizualnego zapisu posiedzeń i rozpraw sądowych były doświadczenia innych systemów prawnych, w których został wdrożony e-protokół.[10] Z doświadczeń tych państw, które urzeczywistniły informatyczną myśl protokołowania czynności sądowych, wynika, że e-protokół znacznie usprawnia proces orzeczniczy przez skrócenie czasu trwania postępowań dowodowych (nawet o 1/3) czy też ułatwia zapoznanie się z zebranym materiałem dowodowym przez sąd orzekający, jak i sąd drugiej instancji przy rozstrzyganiu spraw odwoławczych.
Powyższe analizy, projekty, badania zmierzały do zwiększenia funkcjonalności i szybkości protokołowania. Ponadto wprowadzenie w życie e-protokołu ma na celu zapewnienie jak największej wierności sporządzonego protokołu do rzeczywistego przebiegu posiedzeń i rozpraw sądowych, co sprzyja niewątpliwie wzmocnieniu zasady bezpośredniości w postępowaniach sądowych, a także ma umożliwić sądowi poczynienie ustaleń faktycznych zgodnych z materiałem dowodowym oraz wydanie prawidłowego rozstrzygnięcia. Natomiast przy procedowaniu sądu drugiej instancji oraz Sądu Najwyższego ma umożliwić im przeprowadzenie kontroli przebiegu postępowania, dokonanych podczas niego czynności oraz prawidłowości rozstrzygnięcia.[11] A zatem protokół elektroniczny ma być narzędziem zwiększenia jawności i transparentności postępowań sądowych, jak również ma gwarantować demokratyczną kontrolę właściwego przebiegu rozpraw.

2. Istota e-protokołu

E-protokół stanowi dokument urzędowy będący dowodem przebiegu posiedzenia lub rozprawy sądowej. Jest on częścią akt danej sprawy. A zatem w sprawach, w których jest stosowany protokół elektroniczny, pojawiają się dwie formy akt sądowych, które się wzajemnie uzupełniają, tj. forma akt tradycyjna, zawierająca wszystkie pisma procesowe, zarządzenia przewodniczącego, postanowienia sądu oraz forma elektroniczna, którą będzie stanowić elektroniczny zapis posiedzeń i rozpraw sądowych.
Zgodnie z nowelizacją z 2010 r. stosowanie przy protokołowaniu techniki audio lub audio-wizualnego zapisu posiedzeń/rozpraw jest zasadą, bowiem jak stanowi wprost art. 157 § 1 k.p.c., z przebiegu posiedzenia jawnego protokolant sporządza protokół. Protokół sporządza się, utrwalając przebieg posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz pisemnie, pod kierunkiem przewodniczącego, zgodnie z art. 158 § 1. Dopiero w przypadku, w jakim warunki techniczne sali rozpraw danego sądu nie pozwalają na tego typu utrwalanie przebiegu rozprawy, dopuszczalne jest sporządzenie protokołu tradycyjnego („pisemnego”).[12] W urządzenia do rejestracji przebiegu posiedzeń/rozpraw sądowych zostały wyposażone przede wszystkim sale sądów okręgowych oraz apelacyjnych, w których toczą się postępowania cywilne.[13]
Następną istotną kwestią w tym kontekście jest pytanie, na jakiej podstawie i kto dokonuje wyboru protokołowania za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo rejestrujących dźwięk i obraz. Wybór formy, w jakiej e-protokół zostanie sporządzony, będzie wynikał z możliwości infrastruktury sądu (wyposażenie wyłącznie w rejestrator dźwięku jest mniej kosztowne), a następnie z decyzji przewodniczącego składu orzekającego. To przewodniczący ma prawo ocenić, czy zapis obrazu danej rozprawy, posiedzenia jest konieczny czy też wystarczające będzie pozostanie przy zapisie samego dźwięku.[14]
Dla urzeczywistnienia idei, jaka wiąże się nierozerwalnie z e-protokołem, konieczne stało się wprowadzenie zmian niektórych przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Dotyczy to przede wszystkim art. 9, art. 525, art. 158 oraz art. 159, który został uchylony. Do art. 9 k.p.c. dodano § 2, który stanowi, że strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania z akt sprawy zapisu dźwięku, chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie[15]. W analogiczny sposób ustawodawca dokonał zmiany treści art. 525[16] dla postępowań nieprocesowych.
W odniesieniu do obecnie obowiązującej treści art. 157 k.p.c. należy wskazać, że z uwagi na zmianę dokonaną w § 1 zd. 2 tego przepisu oraz dodanie do niego § 11 zbędny stał się art. 159 § 1 k.p.c., który przewidywał możliwość utrwalania przebiegu posiedzeń sądowych za pomocą aparatury dźwiękowej[17].. Podobnie bezprzedmiotowy okazał się uchylony § 3 tego przepisu, na mocy którego strona postępowania mogła skorzystać ze spisania protokołu sposobem stenograficznym.

3. Zasady sporządzania e-protokołu, jego funkcjonalność i zagadnienia techniczne wiążące się z tą techniką zapisu

a) Budowa i zasady sporządzania e-protokołu

Elektroniczny protokół składa się z dwóch elementów składowych, tj. nagrania dźwięku całej rozprawy lub posiedzenia jawnego (zaś tam, gdzie warunki techniczne będą na to pozwalać, nagrania dźwięku i obrazu) oraz protokołu sporządzonego pisemnie (określanego w doktrynie niekiedy także skróconym protokołem), sporządzanego przez protokolanta, pod dyktando przewodniczącego.

b) Rejestracja dźwięku albo dźwięku i obrazu

Zgodnie z § 7 przywoływanego uprzednio rozporządzenia zapis e-protokołu obejmuje:

1. obraz widoku ogólnego sali z pozycji przewodniczącego, ze szczególnym uwzględnieniem widoku wszystkich pozostałych osób uczestniczących w posiedzeniu jawnym oraz jeżeli pozwalają na to względy techniczne – publiczności,

2. obraz osoby wypowiadającej się z miejsca przeznaczonego dla świadka, obejmujący polem widzenia górną połowę ciała w sposób umożliwiający utrwalenie gestów oraz uzyskanie widoku twarzy,

3. dźwięk z podłączonych do systemu teleinformatycznego urządzeń transmitujących dźwięk z miejsc przeznaczonych dla powoda i pozwanego, z miejsca przeznaczonego dla składu orzekającego oraz z miejsca przeznaczonego dla świadka.

W uzasadnionych przypadkach liczbą osób uczestniczących w posiedzeniu dopuszczalne jest zwiększenie liczby urządzeń transmitujących dźwięk z miejsc dla stron postępowania i świadków. Taka możliwość jest również przewidziana dla składu orzekającego. Jeżeli liczba osób uczestniczących w posiedzeniu jest inna niż liczba podłączonych do systemu teleinformatycznego urządzeń transmitujących dźwięk, przewodniczący ustala, którego urządzenia należy używać (to samo dotyczy składu orzekającego). Jeżeli posiedzenie jawne odbywa się poza budynkiem sądu, zapis sporządza się za pomocą przenośnych urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk.[18]
Z obserwacji autorów wynika, że dla potrzeb protokołu jest możliwość zainstalowania osobnej kamery dodatkowej, tzw. dokumentowej, dzięki której sąd, dopuszczając dowód np. ze zdjęcia, pisma, rzeczy ruchomej, ma możliwość „wprowadzenia” danych tego dowodu (jego zdjęcia) wprost do e-protokołu. Możliwość ta nie została wprawdzie uregulowana wprost w przepisach prawa, jednakże z uwagi na rozwojowość informatyzacji polskich sądów może być coraz częściej wprowadzana na sale rozpraw tam, gdzie nie będzie budzić oporów technicznych.
Jak zostało to zaprezentowane podczas Konferencji E-PROTOKÓŁ – prezentacja dla radców prawnych, zorganizowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości 26 kwietnia 2012 r. w gmachu Sądu Okręgowego w Warszawie, podczas rozprawy lub posiedzenia strony postępowania będą miały możliwość śledzenia podglądu kamer sali sądowej na ekranie zamieszczonym w centralnej części sali. System ten został tak skonstruowany, aby poza obrazem pojawiającym się na ekranie znajdował się na nim również stoper pokazujący czas nagrania. Funkcja ta pozwala stronom postępowania i ich pełnomocnikom zapisywanie podczas rozprawy czasu, w jakim zaszło zdarzenie procesowe istotne dla sprawy z punktu widzenia danej strony. Dzięki temu w przypadku sprzeczności w zeznaniach świadków, wyjaśnieniach stron lub w przypadku zeznania nieprawdy przez osobę uczestniczącą w przesłuchaniu jest możliwe cofnięcie nagrania rozprawy do konfrontowanej części materiału dowodowego i dokonanie bieżącego konfrontowania tej części zeznań, wyjaśnień z aktualnymi zeznaniami świadka.
Dokonując analizy przydatności i funkcjonalności e-protokołu w jego audio lub audio-wizualnej części, należy wskazać, że zgodnie z art. 160 § 2 k.p.c. zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku nie podlega sprostowaniu. Wynika to logicznie z faktu, że skoro zapis posiedzenia lub rozprawy w wersji audio lub audio-wizualnej jest wiernym odzwierciedleniem przebiegu posiedzenia/rozprawy, to jego sprostowanie staje się bezprzedmiotowe. Nie zachodzą w tym przypadku żadne okoliczności, które mogłyby stanowić przyczynę ewentualnych nieścisłości zapisu w stosunku do rzeczywistego przebiegu rozprawy lub posiedzenia. Jednakże, jak wskazują twórcy nowelizacji z 2010 r., może okazać się przydatna instytucja uzupełnienia protokołu elektronicznego, np. w razie przerwania zapisu lub zapisu nierzeczywistego.[19]
Mając na uwadze znaczne uproszczenie formy sporządzania protokołu elektronicznego, warto zwrócić uwagę na rolę protokolanta w procesie utrwalania przebiegu posiedzeń, rozpraw sądowych za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk lub dźwięk i obraz. Sama rola protokolanta nie zmieniła się bardzo, zmienił się jedynie zakres jego obowiązków. W dalszym ciągu udział tej osoby w sporządzaniu protokołu jest warunkiem koniecznym, aby protokół stał się dokumentem urzędowym.[20] Różnica polega wyłącznie na stronie technicznej jego działania. Protokolant obsługuje rejestrator dźwięku lub dźwięku i obrazu, tj. „sporządza” protokół – w wersji elektronicznej oraz protokół pisemny skrócony, jak również podpisuje obie te części elektronicznego protokołu.
Zgodnie z § 9 rozporządzenia na protokół elektroniczny mogą być nanoszone adnotacje, czyli dane tekstowe trwale powiązane z zapisem elektronicznym zawierające informacje dotyczące przebiegu posiedzenia jawnego. Adnotacje mają na celu ułatwienie posługiwania się e-protokołem przez łatwiejsze wyszukanie konkretnego fragmentu zapisu. Zgodnie z definicją zaproponowaną w projekcie rozporządzenia adnotacje stanowią metadane zawierające informacje odnoszące się do przebiegu posiedzenia jawnego, w szczególności o rozpoczęciu wypowiedzi osób uczestniczących w posiedzeniu.[21] Adnotacje są dzielone na dwie grupy[22]:

1. adnotacje publiczne, które mogą zostać umieszczone w protokole według uznania przewodniczącego. Mogą to być informacje dotyczące stawiennictwa stron, dopuszczenia określonych dowodów w sprawie, wskazanie, czy dany dowód został przeprowadzony (np. „zeznaje świadek AB”, „sąd ogłasza postanowienie”). Adnotacje publiczne zawierają w sobie elementy protokołu skróconego. Mają one charakter obiektywny;

2. adnotacje prywatne, stanowiące indywidualne spostrzeżenia przewodniczącego dokonywane podczas posiedzenia lub rozprawy. Mogą one służyć np. wartościowaniu zeznania świadka (np. niespójność zeznań) lub oznaczeniu tych fragmentów nagrania, które ma istotne znaczenie dla dalszego postępowania dowodowego. Niektórzy określają ten rodzaj adnotacji swoistym spisem treści nagrania z uwagi na jej zsynchronizowanie z zapisem dźwiękowym bądź audiowizualnym. Nie są one udostępniane stronom ani sądowi drugiej instancji, bowiem mogą być zapisywane w pliku przechowywanym na serwerze, a nie na dysku przechowywanym w aktach sprawy. Protokół wydawany stronom jest pozbawiony notatek sędziego. Ustawodawca zmierza również do tego, aby w przyszłości adnotacje prywatne mogły być również czynione w systemie po rozprawie przez strony i ich pełnomocników.

c) Protokół sporządzony pisemnie (tzw. protokół skrócony)

Jak zostało już wspomniane we wcześniejszej części niniejszej publikacji, protokół elektroniczny jest złożony z dwóch elementów, tj. nagrania dźwięku lub dźwięku i obrazu oraz tzw. skróconego protokołu pisemnego sporządzanego pod kierunkiem przewodniczącego przez protokolanta. Protokół skrócony zawiera w sobie najważniejsze informacje dotyczące sprawy i czynności podejmowanych przez uczestników postępowania, których katalog jest ściśle określony w art. 158 § 1 k.p.c. W związku z tym wyłączone jest zapisywanie w protokole skróconym jakichkolwiek innych składników[23]. Część pisemna protokołu nie może zatem zawierać w sobie twierdzeń stron, ich pełnomocników, wniosków i wyników postępowania dowodowego. Uzasadnieniem dla takiego rozwiązania jest fakt, że elementy te stanowią składniki protokołu tradycyjnego, który zgodnie z nowelizacją z 2010 r. może zostać zastąpiony przez e-protokół. Protokół skrócony jest sprzężony z zapisem fonicznym lub audiowizualnym. Stanowi on swoisty spis treści, na który mogą być nanoszone adnotacje publiczne lub prywatne. Po zakończeniu posiedzenia lub rozprawy jest on podpisywany przez przewodniczącego i protokolanta.

d) Podpisywanie e-protokołu

Z uwagi na fakt, że protokół nabiera mocy dokumentu urzędowego dopiero z chwilą jego podpisania przez uprawnionego do tego osoby[24] ustawodawca uregulował również sposób dokonywania podpisu protokołu elektronicznego. Zapis foniczny lub audiowizualny jest opatrywany bezpiecznym podpisem elektronicznym[25] w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.). Podpis ten ma gwarantować identyfikację protokolanta, a także rozpoznawalność jakiejkolwiek modyfikacji treści protokołu. Oznacza to, że taki podpis nie jest gwarancją niedokonania zmian (uprawnionych lub nieuprawnionych) w protokole, lecz powoduje, że każda taka zmiana zostanie zauważona. Protokół skrócony jest podpisywany zarówno przez przewodniczącego, jak i protokolanta.

e) Odpisy protokołu elektronicznego i jego transkrypcja

Przebieg posiedzenia jawnego lub rozprawy zarejestrowany w formie e-protokołu będzie przechowywany w macierzy centralnej i cyfrowym rejestratorze, jak również będzie nagrywany na płytę CD. Zgodnie ze znowelizowanym art. 9 k.p.c. (a dokładniej z wprowadzonym § 2), strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania z akt sprawy zapisu dźwięku, chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie. Strony będą miały dostęp do protokołu elektronicznego w jego pełnej wersji, tj. nagrania dźwięku i obrazu, „protokołu skróconego”, w gmachu sądu, w sytuacji, w jakiej warunki techniczne sądu na to pozwolą. W innym przypadku strony mogą wnioskować o wydanie im e-protokołu w wersji niepełnej, obejmującej jedynie nagranie dźwięku i protokół skrócony. Strona otrzyma wówczas na nośniku (np. pen-drive, płyta CD) jedynie nagranie dźwiękowe wraz z protokołem sporządzonym pisemnie[26]. Wprowadzenie tego ograniczenia zostało uzasadnione potrzebą zapewnienia ochrony wizerunku osób biorących udział w posiedzeniu lub rozprawie.
Elektroniczny protokół będzie mógł być w określonych przypadkach przeniesiony na zapis tekstowy. Będzie to mogło nastąpić za pomocą czynności o charakterze materialno-technicznym, tzw. transkrypcji. Art. 158 § 4 k.p.c. przewiduje, że możliwa jest transkrypcja części protokołu elektronicznego. Jej efekt będzie stanowić jedynie załącznik do protokołu, a co za tym idzie, nie będą się do niego odnosić przepisy postępowania dotyczące możliwości sprostowania lub uzupełnienia protokołu. Ponadto, jak wynika chociażby z literalnego brzmienia tego przepisu, transkrypcji może podlegać część e-protokołu, nigdy zaś jego całość. Wprowadzenie tego ograniczenia wynika z doświadczeń innych państw, które wdrożyły uprzednio system rejestrowania dźwięku lub dźwięku i obrazu z posiedzeń jawnych i rozpraw sądowych. Transkrypcja jest procesem bardzo pracochłonnym, bowiem jak wynika z definicji tej czynności, jest to zapisywanie w sposób dosłowny tekstu mówionego przy zachowaniu ścisłego odwzorowywania głosek za pomocą liter i znaków graficznych (pisownia fonetyczna).
Wobec powyższego polski ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie dodatkowego ograniczenia dla korzystania z dobrodziejstwa transkrypcji. Zgodnie z art. 158 § 4 zd. 1 k.p.c., jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie, prezes sądu na wniosek przewodniczącego może zarządzić sporządzenie transkrypcji odpowiedniej części protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk. Ustawodawca celowo posłużył się klauzulą generalną, dzięki której pozostawił katalog otwarty sytuacji, w jakich będzie możliwa ingerencja prezesa sądu w celu zapewnienia sprawnego procesu procedowania nad sprawą.[27] Za przykład takich sytuacji może posłużyć przekazanie sprawy do dalszego rozpoznania do sądu, w którym nie nastąpiło jeszcze wdrożenie nowej techniki protokołowania, czy też pojawiła się potrzeba spisania zeznań kluczowego dla sprawy świadka.

Podsumowanie

Protokół jest nieodzownym elementem porządkującym i sprawozdawczym w postępowaniu cywilnym we wszystkich różnorodnych jego odmianach. Wdrażane stopniowo zmiany jego formy sporządzania zmierzają do unowocześnienia postępowania sądowego i poprawy jego efektywności. Z uwagi na fakt, że sporządzanie protokołu elektronicznego w sytuacjach, gdy jest to możliwe ze względów technicznych sądów, stało się zasadą, należałoby przyjrzeć się, jakie, jak się wydaje, ma on zalety i ewentualne wady.
Autorzy, obserwując doktrynę oraz wyciągając własne wnioski i spostrzeżenia, stwierdzają, że wśród niewątpliwych zalet nowej techniki utrwalania posiedzeń jawnych i rozpraw sądowych znajduje się w szczególności:

• zapewnienie większej jawności i transparentności posiedzeń i rozpraw. Powoduje to, że przestaną pojawiać się kontrowersje w przedmiocie rzeczywistego przebiegu rozprawy;

• umożliwienie przeprowadzenia dokładniejszej oceny materiału dowodowego zgromadzonego podczas rozprawy, jak również prawidłowości przeprowadzonego postępowania;

• spowodowanie, że protokół staje się wiernym odbiciem faktów. Protokół przestaje być jedynie skróconym zapisem powtórzonych i wystylizowanych przez przewodniczącego wypowiedzi. Możliwe zatem będzie uniknięcie konieczności przerywania, interpretacji i skracania przez sędziów swobodnej i dłuższej wypowiedzi świadków, stron;

• możliwość oceny wielu takich elementów, jak komunikacja niewerbalna przesłuchiwanych stron, świadków, biegłych. Sędzia odtwarzający e-protokół będzie mógł zapoznać się nie tylko z samą wypowiedzią świadka, strony, biegłego, lecz także z ich zachowaniem się na sali sądowej;

• skrócenie czasu trwania posiedzeń i rozpraw, w szczególności przy dużej liczbie świadków, z których zeznań został dopuszczony dowód;

• posiadanie aspektu psychologicznego, który powoduje zdyscyplinowanie uczestników postępowania;

• posiadanie takiego samego znaczenia prawnego i skutków co tradycyjny protokół pisemny;

• możliwość tworzenia własnych adnotacji, notatek co do spostrzeżeń pojawiających się podczas postępowań dowodowych.

Analizując praktyczną przydatność wdrożenia do polskiego systemu prawnego e-protokołu, można podjąć się również próby wychwycenia ewentualnych wad tej nowej techniki utrwalania przebiegu postępowań sądowych. Wśród nich można odnaleźć m.in.:

• wynikające z przepisów prawa ograniczenie możliwości składania wniosków o transkrypcję protokołu elektronicznego. Dotyczy to przede wszystkich faktu, że z wnioskiem o transkrypcję może wystąpić jedynie przewodniczący, zaś przełożenie nagrania dźwięku lub dźwięku i obrazu na formę pisemną zapisu może dotyczyć wyłącznie części nagrania e-protokołu, nie zaś jego całości. Ponadto złożenie wniosku o stosowną transkrypcję musi być podyktowane „niezbędnością dla zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie”;

• możliwość uzyskania e-protokołu poza gmachem sądu jedynie w niepełnym wymiarze, tj. bez nagrania wizualnego posiedzenia lub rozprawy.

Mając powyższe podsumowanie przydatności e-protokołu na uwadze oraz omówiony charakter protokołów w postępowaniu cywilnym, należy pozytywnie odnieść się do pojawiających się i wdrażanych zmian w przedmiocie sposobu utrwalania posiedzeń sądowych. Z całą pewnością doświadczenia innych państw w tym względzie stanowią pomocny drogowskaz dla polskiego ustawodawcy. Z doświadczeń tych warto korzystać tak, aby móc wypracować własne wzorce ulepszania polskiego systemu prawnego. Za przykład takiego działania może posłużyć szczegółowo omówiony w niniejszej publikacji protokół elektroniczny.
 
Patrycja Gabriela Bartosz-Burdiak
aplikant radcowski
 
Tomasz Piotr Czyżyk
asesor komorniczy

Źródło: Temidium 4 (70) 2012